Kun asiakas tai potentiaalinen asiakas haluaa ottaa yhteyttä yritykseesi, hän mitä todennäköisimmin etsii verkkosivusi, löytää numerosi ja tarttuu puhelimeen. Pian toimistossa jo pirahtaakin, ja keskusteluyhteys asiakkaan ja työntekijän välillä on avattu nopeasti ja helposti – vai onko?
Tähän yksinkertaiselta vaikuttavaan tapahtumaketjuun liittyy valitettavan usein mutkia: asiakas ei tiedä kenelle soittaa, puhelin tuuttaa varattua – tai kenties koko firma on tältä päivältä jo kiinni. Tilanne on harmillinen niin asiakkaan kuin yrityksenkin näkökulmasta.
Koska edelleen suuri osa asiakkaiden yhteydenotoista tapahtuu puhelimen välityksellä, on yrityksen varmistettava henkilöstönsä ja palveluidensa tavoitettavuus myös puhelimitse.
Älykäs DNA Vaihdepalvelu ohjaa asiakkailta tulevat puhelut automaattisesti juuri sillä hetkellä vapaana olevalle työntekijälle. Asiakaspalvelija voi tarvittaessa myös siirtää asiakkaan helposti eteenpäin, jos asiaan tarvitaan useampien osastojen, kuten myynnin sekä asiakaspalvelun, tukea.
DNA Vaihdepalvelun käyttöönotto onkin yksinkertainen keino tavoitettavuuden parantamiseen ja asiakaspalvelun kehittämiseen. Sen tarjoaman valikkopalvelun avulla puhelut ohjautuvat asiakkaan tekemien valintojen pohjalta suoraan oikeaan paikkaan, jolloin asiakas säästyy turhauttavalta soittelurumbalta. Vaihdepalveluun on mahdollista kytkeä myös lisämaksullisia yritys- tai palvelunumeroita, jotka sekä yhdenmukaistavat yrityksen numerointia että tarjoavat yritykselle lisäansaintamahdollisuuden.
Yksi DNA Vaihdepalvelun valteista on mutkaton hallinta. Yritys voi säätää helposti soittajille kuuluvia tiedotteita, kuten aukioloaikoja, tai valita, mihin kellonaikaan puhelut ohjautuvat esimerkiksi vastaajaan. Hallintaa helpottaa entisestään mukana tuleva DNA Call -mobiilisovellus, joka kulkee työntekijöiden mukana näppärästi paikasta toiseen mahdollistaen, että asiakaspuheluihin voi vastata missä ja milloin vain. Selkeä käyttöliittymä takaa sen, että henkilöstösi saa muokattua kätevästi omia tilatietojaan ja puhelut on mahdollista ohjata heti oikealle henkilölle sovelluksesta löytyvän valikon kautta.
Liiketoiminnan kannalta on keskeistä, ettei yksikään asiakas jää palvelematta.
Olipa kyseessä muutaman hengen tai useamman sadan ihmisen firma, eteen tulee tilanteita, jolloin kukaan ei ehdi vastata uuteen puheluun. Vaihdepalvelun jonotus- ja takaisinsoittopalvelu varmistavat, että niin vanhat kuin uudet asiakkaat tietävät saavansa palvelua, eivätkä koskaan putoa puhelinlangoilta yrityksesi tavoittamattomiin.
Lisäksi vaihdepalvelu voidaan yhdistää osaksi yrityksen kulunvalvontajärjestelmää, CRM:ää tai työntekijöiden kalenteritietoja. Kalenteri-integraation avulla järjestelmä pysyy ajan tasalla ja tietää, kuka on valmiina vastaamaan asiakkaasi kysymyksiin. Työntekijän kirjautuessa esimerkiksi työkoneelle, vaihdepalveluun tulee automaattisesti tieto työntekijöiden saatavuudesta.
Vaihdepalvelu toimii tarvittaessa myös kevyenä asiakaspalvelujärjestelmänä kustannustehokkaan Call Centerin avulla. Call Centerin kautta tarjoat asiakkaillesi saumattoman ja keskitetyn puhelinpalvelun aina puheluohjauksista ja jonotiedotteista reaaliaikaiseen seurantaan ja raportointiin. Asiakaspalvelija voi käyttää haluamaansa päätelaitetta oli se sitten matka-, ip- tai ohjelmistopuhelin. Palvelu skaalautuu aina muutaman agentin järjestelmästä ison yrityksen asiakaspalveluyksikön tarpeisiin.
Pilvipohjainen vaihdepalvelu säästää turhalta vaivalta, sillä omaa puhelinvaihdetta tai kiinteitä pöytäpuhelimia ei tarvita. Mikä parasta, kuukausiveloitus perustuu käyttömääriin, eli maksat vain siitä, mitä käytät.
Haluatko parantaa yrityksesi tavoitettavuutta? Se onnistuu helposti! Tutustu tarkemmin vaihdepalvelun ominaisuuksiin.
