Tämän päivän toimisto on parhaimmillaan sellainen, jossa viihdytään ja joka lataa jopa työntekijöiden akkuja. Tarvitaan työtiloja, jotka sopivat niin keskittymistä vaativaan työhön kuin projektiluonteiseen yhdessä tekemiseen. Lue myös viisi vinkkiä toimivan toimiston suunnitteluun!
Monitilatoimisto on syrjäyttämässä avokonttorin modernien toimistotilojen suunnittelussa. Projektiluontoiselle työlle halutaan nyt helposti muunneltavia työtiloja, sillä tietotyö vaatii ajoittain tiivistä yhteistyötä ja välillä taas keskittymistä omassa rauhassa.
“Työympäristöjä suunnitellaan nykyään myös palvelukokonaisuuksina. Esimerkiksi kalusteet vuokrataan ja tilojen joustavuus on suunnittelun keskeisimpiä periaatteita”, sanoo työympäristösuunnittelujohtaja Arja-Liisa Kaasinen Martelasta.
Monitilatoimistot suunnitellaan sellaisiksi, että tietotyöläinen voi joustavasti vaihtaa läppärinsä kanssa työskentelypaikkaa päivän aikana. Joustavuutta ja muunneltavuutta tilasuunnitteluun antavat kalustevalmistajat, joilla on säädettäviä ja helposti liikuteltavia kalusteita.
Sensorien avulla voidaan seurata neuvottelutilojen, työpöytien tai puheluihin varattujen tilojen käyttöastetta sekä tehdä muutoksia saadun tiedon perusteella. Sensorit voivat esimerkiksi kertoa, että toimistossa on työpöytiä, joita kukaan ei halua käyttää.
Vanhojen rakennusten sähköjärjestelmien uudistaminen nykytarpeita vastaaviksi ei ole aina helppoa. “Suuri osa suomalaisista työympäristöistä on ainakin 15 vuotta vanhoja”, kertoo Kaasinen.
Fyysinen puuhastelu lepuuttaa aivoja
Työympäristö vaikuttaa tapaan, jolla teemme töitä. Koko toimistoa ja samalla työyhteisön työtapaa ei kuitenkaan tarvitse muuttaa kerralla. Martela järjestää pilotteja, jossa esimerkiksi yksi yrityksen tiimi kokeilee uudenlaista monitilatoimistoa ja antaa palautetta.
Tehokas tietotyö myös vaatii taukojen pitämistä ja elpymistä työpäivän aikana.
“Pieni puuhastelu on parempi kuin se, että vain istut ja lepäät”, sanoo Kaasinen. Käveleminen tai vaikka kutominen on parempi tapa lepuuttaa tietotyöläisen kuormittuneita aivoja kuin somen selailu työpaikan sohvalla.
Tilojen uudistamisen jälkeen on syytä pitää perehdytys, jossa käydään läpi uuden tilan ja työnteon pelisäännöt. Esimerkiksi se, missä ihmisiä saa keskeyttää, tai yrityksen etätyöpolitiikka.
Viisi vinkkiä, miten työtilat suunnitellaan asiantuntijatyöhön
- Antaako tila mahdollisuuksia keskittymistä vaativaan työhön sekä toisaalta avoimeen vuorovaikutukseen? Varaa tiloja, joihin voi vetäytyä keskittymistä vaativiin työjaksoihin. Yhtä tärkeitä ovat myös kohtaamispaikat, kuten kahvipöydät, tai vaikka avoimeen tilaan sijoitettu kokouspöytä.
- Miten työntekijä voi kertoa muille, että haluaa tehdä töitä rauhassa? Keskeytykset ja melu sekä niihin liittyvä hallinnan menettämisen tunne ovat toimistotilojen häiritsevimpiä tekijöitä. Varaa tila, josta kaikki tietävät, että siellä työskenteleviä ei pidä häiritä.
- Palvelevatko kalusteet ja yhteydet muuttuvaa työtä? Varsinkin jos tiloissa tehdään projektiluontoista työtä, muunneltavat kalusteet auttavat työtilan järjestämisessä kunkin projektin tarpeita vastaavaksi. Myös verkon täytyy ilman muuta olla riittävän tehokas ja toimia moitteettomasti konttorin kaikissa kolkissa.
- Miten työntekijät löytävät toisensa? Jos työntekijöillä ei ole vakituisia työpisteitä, on huolehdittava siitä, että aikaa ei tuhlaannu työkaverin etsimiseen. Esimerkiksi kulkuväylän varrelle sijoitetussa näytössä voi näkyä kunkin työntekijän sijainti reaaliaikaisesti.
- Miten työntekijät voivat vaikuttaa ja osallistua uudistettavien työtilojen suunnitteluun? Työntekijöistä valitaan ryhmä, joka tutustuu aiemmin toteutettuihin kohteisiin. He voivat testata tiloja sekä antaa suunnitteluun palautetta ja ideoita. Lisäksi kaikki tilojen käyttäjät voivat osallistua vastaamalla esimerkiksi sähköiseen kyselyyn työpäivän kulusta.
Lataa maksuton Digitaalisen ajan työkulttuuri -opas ja lue lisää joustavasta, digitaalisen ajan tavasta tehdä työtä.
Lataa opas
