Jokainen yritys tarvitsee IT-ratkaisuja liiketoiminnan pyörittämiseen: tarjoukset eivät lähde sähköpostista ilman toimivaa nettiyhteyttä, eikä putkimies ole asiakkaiden tavoitettavissa ilman puhelinliittymää. Kun yrityksen toiminta kehittyy ja kasvaa, tarvitaan uudenlaisia palveluita ja tuotteita kattamaan niin toimistolla työskentelevien kuin liikkeelläkin olevien työntekijöiden tarpeet. Tässä kohdassa keskittäminen tulee kuvaan – miten lähteä sen suhteen liikkeelle?
Keskittäminen lähtee aina yrityksen tarpeiden kartoittamisesta. Ensin yrityksen tulee arvioida, mitä palveluita sillä jo on, onko herännyt jotain uusia tarpeita ja mitkä ominaisuudet eri palveluissa ovat käyttäjille tärkeitä. Koko matkan ajan on hyvä pitää myös mielessä, mitä palveluilla on tarkoitus saavuttaa: halutaanko kenties nopeuttaa tuotantolinjaa, kehittää asiakaspalvelun kanavavalikoimaa, vai onko kenties tietoturvassa parantamisen varaa.
Tärkeintä alustavassa tarvekartoituksessa on selvittää kehitettävät kohdat yritykselle itselleen, ei luoda täydellistä tarjouspyyntöpohjaa IT-alan termistöjen mukaan. Kun runko tarpeille ja toiveille on olemassa, kannattaa seuraavaksi vilkuilla useammankin toimittajan verkkosivuja ja selvittää, vastaako toimija tarpeisiin. Tämän jälkeen on vuorossa yhteydenotto toimittajien myyntiin tarvelistauksen kanssa.
Asiantunteva myyjä pystyy listauksen avulla tunnistamaan tarvittavat palvelut, suosittelemaan tarkoituksenmukaisia täydentäviä palveluita ja avaamaan keskustelun mahdollisesta kumppanuudesta.
Tarpeet tarkasteluun vuosittain
Tarvekartoitus ei ole ydinfysiikkaa, eikä siitä kannata stressaantua, vaan sen kanssa liikkeelle lähteminen sujuu yksinkertaisesti: yksinyrittäjäkin tarvitsee aina ensimmäisenä päätelaitteen ja liittymän. Joku voi päästä jo pitkälle vain puhelimen avulla, toinen taas tarvitsee kaveriksi kiinteän verkkoyhteyden ja läppärin.
Tarvelistaus siis sisältää ainakin laitteen ja yhteyden sekä nämä suojaavan tietoturvaratkaisun. Mitä enemmän työ pitää sisällään viestien ja tarjousten laatimista, sitä varmemmin myös toimistosovellukset kuten Microsoft 356 tai Google Workspace tulevat tarpeeseen. Kun yrityksellä on yksi tai useampi toimisto tai toimipiste, yhteydet kaipaavat lisää potkua ja tietoturva lisäkerrosta. Hybridityöskentely taas tuo mukanaan omat vaatimuksensa.
Kun yritys ja asiakasmäärä kasvavat, myös tavoittavuusratkaisut tulevat pöydälle: mihin yhteydenotot ohjautuvat aukioloaikojen ulkopuolella ja miten ne ohjautuvat oikealle henkilölle.
Kertaluontoisella tarvekartoituksella ja keskittämisellä on aina oma elinkaarensa. Yrityksen toimintaympäristö, tavoitteet ja tarpeet muuttuvat ajan myötä. Tarpeita olisi aina syytä tarkastella säännöllisesti, esimerkiksi kerran vuodessa. Tarkastelussa voi arvioida miltä osin käytössä olevat ratkaisut toimivat yhä ja mitkä asiat edellyttävät parantamista. Palveluiden käyttäjiltä saa usein sangen suoraa palautetta kehittämistarpeista ja tätä palautetta kannattaa hyödyntää. Toimittajan kanssa kannattaa keskustella säännöllisesti vaikkei varsinaisia uusia tarpeita ole havaittu. Palvelut ja ratkaisut kehittyvät kaiken aikaa ja uusia tapoja kehittää ja tehostaa toimintaa syntyy jatkuvasti. Näistä voi löytyä keinoja kehittää omaa liiketoimintaa entistä paremmaksi.
Homma lutviutuu kyllä!
Keskittäminen kannattaa, oli yrityskoko mikä tahansa. Yksi keskittämisen kiistattomista hyödyistä on, että palveluntarjoaja valvoo kokonaisuutta. Palveluntarjoaja varmistaa, että valitut ratkaisut toimivat yhteen, luovat yhdessä turvallisen kokonaisuuden ja auttaa välttämään päällekkäiset ratkaisut. Näin saavutetaan kustannustehokas kokonaisuus.
Keskittämällä yhdelle palveluntarjoajalle varmistat, että palvelut kehittyvät tarpeidesi kanssa samassa tahdissa. Keskittämisen myötä toimittaja kykenee myös paremmin kehittämään ympäristöäsi ja suosittelemaan lisätoimenpiteitä. Kaikissa hankinnoissa kannattaa kuitenkin arvioida, kuinka kauan käyttötarvetta löytyy ja onko sen osalta odotettavissa muutoksia lähitulevaisuudessa.
Kun IT-ratkaisujen kokonaisuus on yhden kumppanin hyppysissä, yhteensopivuuden voi jättää palveluntarjoajan päänvaivaksi ja tarjota näin työntekijöille sujuva käyttäjäkokemus niin toimistolle, kotiin kuin tien päälle. Usein homma lähtee lutviutumaan, kun rauhassa tarkastelee tarpeita ja hakee apua niiden täyttämiseen. Älä siis pelkää pyytää asiantuntijan apua keskittämisessä, vaan uskalla yksinkertaistaa!
Kaipaatko liiketoimintaan tehostusta, parempia yhteyksiä ja tavoitettavuutta? Klikkaa tänne ja katso kaikki pk-yrityksille suunnatut ratkaisut!
Artikkeli päivitetty 20.10.2025. Alunperin artikkeli on julkaistu 3.3.2025.
