Viisi vinkkiä virtuaalitiimin johtamiseen

Työtä tehdään nykyään monessa ympäristössä: kotona, etänä, mökillä, matkoilla tai oikeastaan missä vaan. Mutta miten saada tiimi pelaamaan yhteen, kun välimatkaa on jopa useita kymmeniä kilometrejä?

Virtuaalitiimin johtamisessa tärkeää on yhteisten pelisääntöjen luominen, selkeä vastuunjako ja runsas kommunikaatio. Niistä muodostuu luottamus tiimin kesken niin tiimikavereihin kuin siihen, mitä ollaan yhdessä tekemässä. Virtuaalitiimi tarvitsee myös itseohjautuvuutta, jotta tiimin jäsenet voivat omatoimisesti priorisoida tekemistään ja varmistaa, että yhteiset tavoitteet tulevat saavutetuiksi.

Tässä viisi vinkkiä, joilla onnistut virtuaalitiimin johtamisessa:

1. Sovi vastuualueet

Virtuaalitiimissä tehtäviä ei voi jakaa ohimennen toimiston käytävillä. Epäselvä tehtävien ja vastuiden jako voi aiheuttaa epäluottamusta tiimin sisällä. Kun jokainen tiimiläinen tietää, mitä häneltä odotetaan, on helpompaa tehdä töitä ja varmistaa, että omat tehtävät tulevat hoidetuksi.

2. Kommunikoi, kommunikoi ja kommunikoi

Kommunikointi on pääroolissa virtuaalitiimissä. Virtuaalitiimin johtajan täytyy varmistaa, että käytössä on jokin sähköinen tapa olla yhteydessä muuhun tiimiin. Sähköposti harvoin riittää tiimin sisäiseen keskusteluun, jolloin katse kannattaa kääntää esimerkiksi Microsoft Teamsiin tai Slackiin. Virtuaalitiimissä kommunikoinnin määrä on myös ratkaisevaa. Jokaisen tiimin jäsenen täytyy olla perillä työtehtäviensä kannalta tarpeellisista asioista, jotta työtehtävät hoituvat sujuvasti. Tiedon jakamista kannattaa siis harjoitella koko tiimin kanssa.

3. Mahdollista itseohjautuva työkulttuuri

Itseohjautuvassa työkulttuurissa työntekijät pystyvät itse määrittelemään miten toteuttavat vaaditut työtehtävät, jotta päästään yhteisiin tavoitteisiin. Johtajan rooli itseohjautuvaan työkulttuuriin siirryttäessä on tarjota tukea, kannustaa ja antaa palautetta. Positiivisella palautteella on suuri merkitys niin kulttuurinmuutoksessa kuin virtuaalitiimissä onnistumisessa.

4. Seuraa työn etenemistä yhteisten työkalujen avulla

Post-it -lapuille kirjoitetut tehtävälistat ja sähköpostit hukkuvat helposti. Kannattaa siis valita hyvä virtuaalityötila, jonka kautta työn hallinnointi on helpompaa. Esimerkiksi Trellossa jokainen käyttäjä voi seurata työn etenemistä ja olla perillä mikä tehtävä kuuluu kenellekin.

5. Luo ajat, jolloin työtä tehdään yhdessä

Jos työskennellään eri aikavyöhykkeillä, voi olla haastavaa olla näppäimistön äärellä samaan aikaan. Kannattaa siis sopia etukäteen ajankohdat, jolloin tarvittaessa keskustellaan yhdessä. Sovi myös muita yhteisiä tiimipäiviä! Etätyö on tehokasta ja mahdollistaa työn teon juuri sieltä missä se on työntekijälle parasta, mutta samalla arvokkaat kahvihuonekeskustelut jäävät uupumaan työntekijöiden väliltä. Tällöin on tärkeää sopia myös hetkiä, kun tiimi kokoontuu fyysisesti yhteen ja viettää aikaa yhdessä.

 

Lataa maksuton opas ja laadi uuden työn pelisäännöt omalle työpaikallesi!

Lataa opas