Viisi vinkkiä ICT-palveluiden kilpailutukseen

ICT-palveluiden kilpailutukseen kannattaa varata aikaa ja vaatia operaattorilta keskustelukykyä.

Kilpailutukseen kannattaa perehtyä huolella, kun on aika päivittää yrityksen ICT-palvelut. Taidokas kilpailutus maksaa itsensä takaisin monin eri tavoin.

ICT-palvelut ovat yrityksen perusinfraa, jonka on toimittava luotettavasti. Mutta voisivatko ne tukea yrityksen liiketoimintaa uudella tavalla? Muun muassa tämä selviää, kun ICT-ratkaisu kilpailutetaan perusteellisesti. Mika Salomaa tietoliikenne- ja kommunikaatiopalveluiden hankintoihin sekä niiden optimointiin keskittyvästä konsultointiyritys Evore Oy:stä kilpailuttaa operaattoreita yritysten puolesta.

Hän kannustaa yrityksiä kilpailutuksen alkuun näillä vinkeillä:

1. Aloita ajoissa – kuukausia ennen

Sopimusaikana ei tule välttämättä perehdyttyä ICT-palveluihin. Ne kehittyvät kuitenkin huimasti jo parissa vuodessa, joten asiaan kannattaa tarttua hyvissä ajoin ennen sopimuksen loppua. Joillekin voi riittää kolme kuukautta, mutta vuosikaan ei ole liioittelua, jos ison yrityksen ydintoiminta riippuu esimerkiksi asiakaspalveluratkaisusta.

2. Valitse projektiin oikeat ihmiset

Kilpailutuksen perustan tarjoaa oman talon väki: bisnes- ja IT-ihmiset sekä ICT-palveluiden käyttäjät. He pystyvät kuvaamaan nykytilan ja löytämään muutostarpeet. Porukka kannattaa sitouttaa jo alussa koko projektin ajaksi. Jos osaamista tai aikaa ei tahdo löytyä tarpeeksi, apua saa ulkopuolisilta konsulteilta. On myös hyvä selvittää, kuka käyttöönottoprojektia johtaisi toimittajan puolelta ja mitä muut asiakkaat sanovat hänen työstään.

3. Tarjoa tietoa ja keskustele

Operaattoreille kannattaa kertoa perin pohjin, mikä nykymenossa tökkii, mikä sujuu hyvin ja mitä uutta kaivataan. Kun tausta ja tarpeet ovat selvillä, operaattori voi esitellä sellaisiakin ratkaisuja, joihin yrityksessä ei ole aiemmin perehdytty. Projektia siivittää myös tieto siitä, milloin yrityksessä laaditaan tarjouspyynnöt, milloin ne käsitellään ja miten paljon projektille varataan aikaa. On antoisaa keskustella myös referenssiasiakkaiden  kanssa.

4. Määrittele huolella – älä speksaa yli

Tarjouspyynnössä kannattaa erottaa selkeästi se, mitä yritys tarvitsee ja mikä voisi kiinnostaa, muttei ole välttämätöntä. On myös hyvä välttää liian tarkkoja teknisiä vaatimuksia. Palvelutaso on kuitenkin syytä miettiä kohtuullisen tarkasti, koska se vaikuttaa merkittävästi hintaan. Vaadi palvelua 24/7 vain, jos todella tarvitset sitä. Kannattaa myös varmistaa, että tarjouspyyntö ohjaa operaattoreita antamaan vertailukelpoiset tiedot samassa muodossa.

5. Huomioi raportointi ja tutki tulevaisuutta

Palveluiden raportoinnin merkitys on kasvanut valtavasti viime vuosina. Operaattorit tarjoavat tilastoja palveluidensa käytöstä, kustannuksista ja palvelutasoista, ja palveluja voi myös hallinnoida suoraan operaattorin portaalista. Onkin tärkeää selvittää, miten helppo näitä työkaluja on käyttää ja mihin suuntaan niitä kehitetään. Kaiken kaikkiaan operaattoria valitessa kannattaa tähystellä myös tulevaa. Mihin operaattori on panostamassa ja mitä kehitysputkesta on tulossa? Operaattorin kanssa yhdessä tehty tulevaisuuden suunnittelu auttaa yritystä kohti sen asettamaa visiota.

Avainsanat:

Artikkeli Tietoliikenne Vinkit

Lue lisää uudesta työstä

Hyödynnetäänkö teillä jo uuden työn mahdollisuuksia? Ota yhteyttä – katsotaan yhdessä parhaat ratkaisut yrityksellesi.