Viisi vinkkiä ICT-palveluiden kilpailutukseen

ICT-palvelut ovat yrityksen perusinfraa, jonka on toimittava luotettavasti. Mutta voisivatko ne tukea yrityksen liiketoimintaa uudella tavalla? Muun muassa tämä selviää, kun ICT-ratkaisu kilpailutetaan perusteellisesti.

Kilpailutuksen alussa kannattaa pitää mielessä ainakin nämä viisi asiaa:

1. Aloita ajoissa – kuukausia ennen

Sopimusaikana ei tule välttämättä perehdyttyä ICT-palveluihin. Ne kehittyvät kuitenkin huimasti jo parissa vuodessa, joten asiaan kannattaa tarttua hyvissä ajoin ennen sopimuksen loppua. Joillekin voi riittää kolme kuukautta, mutta vuosikaan ei ole liioittelua, jos ison yrityksen ydintoiminta riippuu esimerkiksi asiakaspalveluratkaisusta.

2. Valitse projektiin oikeat ihmiset

Kilpailutuksen perustan tarjoaa oman talon väki: bisnes- ja IT-ihmiset sekä ICT-palveluiden käyttäjät. He pystyvät kuvaamaan nykytilan ja löytämään muutostarpeet. Porukka kannattaa sitouttaa jo alussa koko projektin ajaksi. Jos osaamista tai aikaa ei tahdo löytyä tarpeeksi, apua saa ulkopuolisilta konsulteilta. On myös hyvä selvittää, kuka käyttöönottoprojektia johtaisi toimittajan puolelta ja mitä muut asiakkaat sanovat hänen työstään.

3. Tarjoa tietoa ja keskustele

Operaattoreille kannattaa kertoa perin pohjin, mikä nykymenossa tökkii, mikä sujuu hyvin ja mitä uutta kaivataan. Kun tausta ja tarpeet ovat selvillä, operaattori voi esitellä sellaisiakin ratkaisuja, joihin yrityksessä ei ole aiemmin perehdytty. Projektia siivittää myös tieto siitä, milloin yrityksessä laaditaan tarjouspyynnöt, milloin ne käsitellään ja miten paljon projektille varataan aikaa. On antoisaa keskustella myös referenssiasiakkaiden kanssa.

4. Määrittele huolella – älä speksaa yli

Tarjouspyynnössä kannattaa erottaa selkeästi se, mitä yritys tarvitsee ja mikä voisi kiinnostaa, muttei ole välttämätöntä. On myös hyvä välttää liian tarkkoja teknisiä vaatimuksia. Palvelutaso on kuitenkin syytä miettiä kohtuullisen tarkasti, koska se vaikuttaa merkittävästi hintaan. Vaadi palvelua 24/7 vain, jos todella tarvitset sitä. Kannattaa myös varmistaa, että tarjouspyyntö ohjaa operaattoreita antamaan vertailukelpoiset tiedot samassa muodossa.

5. Huomioi raportointi ja tutki tulevaisuutta

Palveluiden raportoinnin merkitys on kasvanut valtavasti viime vuosina. Operaattorit tarjoavat tilastoja palveluidensa käytöstä, kustannuksista ja palvelutasoista, ja palveluja voi myös hallinnoida suoraan operaattorin portaalista. Onkin tärkeää selvittää, miten helppo näitä työkaluja on käyttää ja mihin suuntaan niitä kehitetään. Kaiken kaikkiaan operaattoria valitessa kannattaa tähystellä myös tulevaa. Mihin operaattori on panostamassa ja mitä kehitysputkesta on tulossa? Operaattorin kanssa yhdessä tehty tulevaisuuden suunnittelu auttaa yritystä kohti sen asettamaa visiota.

 

Yritykset ottavat käyttöön yhä lisää pilvipalveluita vastatakseen liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin. Mitä yrityksesi täytyy tiedostaa, jos se haluaa jatkossakin taata tehokkaat, turvalliset ja hallittavat verkkoratkaisut?

Lataa opas!

Avainsanat:

Vinkit Muuttuva työ
 

Lue lisää uudesta työstä

9/2021 DNA Business

Keskitä mobiilipalvelut yhdelle luukulle – toimivat ja oikein valitut ratkaisut tukevat yrityksen kasvua

Yhä useampi työtehtävä hoituu nykyään mobiilisti.
SIM-kortilla varustettu tabletti on paras liikkuvan työn väline
9/2021 DNA Business

SIM-kortilla varustettu tabletti on paras liikkuvan työn väline

Neljä asiaa, jotka tekevät tabletista läppäriä näppärämmän työvälineen.
Merja Rahkola-Toivanen on yrityssparraaja KasvuOpen-verkostossa, jossa hän neuvoo yrityksiä muun muassa myynnissä, markkinoinnissa ja johtamisessa.
9/2021 DNA Business

Pizzayrittäjän kasvuneuvo: "Palkkaa ainakin yksi betonibuutsi!"

Merja Rahkola-Toivanen on yrityssparraaja KasvuOpen-verkostossa.
9/2021 Olli Sirkka

Pelataanko teilläkin innovaatiolottoa kahviautomaatilla? Oikeat innovaatiot syntyvät toisin

”Kyllä meillä on innovointikyky pahasti kärsinyt etäilystä”.

Hyödynnetäänkö teillä jo uuden työn mahdollisuuksia? Ota yhteyttä – katsotaan yhdessä parhaat ratkaisut yrityksellesi.