Viisi vinkkiä ICT-palveluiden kilpailutukseen

ICT-palvelut ovat yrityksen perusinfraa, jonka on toimittava luotettavasti. Mutta voisivatko ne tukea yrityksen liiketoimintaa uudella tavalla? Muun muassa tämä selviää, kun ICT-ratkaisu kilpailutetaan perusteellisesti.

Kilpailutuksen alussa kannattaa pitää mielessä ainakin nämä viisi asiaa:

1. Aloita ajoissa – kuukausia ennen

Sopimusaikana ei tule välttämättä perehdyttyä ICT-palveluihin. Ne kehittyvät kuitenkin huimasti jo parissa vuodessa, joten asiaan kannattaa tarttua hyvissä ajoin ennen sopimuksen loppua. Joillekin voi riittää kolme kuukautta, mutta vuosikaan ei ole liioittelua, jos ison yrityksen ydintoiminta riippuu esimerkiksi asiakaspalveluratkaisusta.

2. Valitse projektiin oikeat ihmiset

Kilpailutuksen perustan tarjoaa oman talon väki: bisnes- ja IT-ihmiset sekä ICT-palveluiden käyttäjät. He pystyvät kuvaamaan nykytilan ja löytämään muutostarpeet. Porukka kannattaa sitouttaa jo alussa koko projektin ajaksi. Jos osaamista tai aikaa ei tahdo löytyä tarpeeksi, apua saa ulkopuolisilta konsulteilta. On myös hyvä selvittää, kuka käyttöönottoprojektia johtaisi toimittajan puolelta ja mitä muut asiakkaat sanovat hänen työstään.

3. Tarjoa tietoa ja keskustele

Operaattoreille kannattaa kertoa perin pohjin, mikä nykymenossa tökkii, mikä sujuu hyvin ja mitä uutta kaivataan. Kun tausta ja tarpeet ovat selvillä, operaattori voi esitellä sellaisiakin ratkaisuja, joihin yrityksessä ei ole aiemmin perehdytty. Projektia siivittää myös tieto siitä, milloin yrityksessä laaditaan tarjouspyynnöt, milloin ne käsitellään ja miten paljon projektille varataan aikaa. On antoisaa keskustella myös referenssiasiakkaiden kanssa.

4. Määrittele huolella – älä speksaa yli

Tarjouspyynnössä kannattaa erottaa selkeästi se, mitä yritys tarvitsee ja mikä voisi kiinnostaa, muttei ole välttämätöntä. On myös hyvä välttää liian tarkkoja teknisiä vaatimuksia. Palvelutaso on kuitenkin syytä miettiä kohtuullisen tarkasti, koska se vaikuttaa merkittävästi hintaan. Vaadi palvelua 24/7 vain, jos todella tarvitset sitä. Kannattaa myös varmistaa, että tarjouspyyntö ohjaa operaattoreita antamaan vertailukelpoiset tiedot samassa muodossa.

5. Huomioi raportointi ja tutki tulevaisuutta

Palveluiden raportoinnin merkitys on kasvanut valtavasti viime vuosina. Operaattorit tarjoavat tilastoja palveluidensa käytöstä, kustannuksista ja palvelutasoista, ja palveluja voi myös hallinnoida suoraan operaattorin portaalista. Onkin tärkeää selvittää, miten helppo näitä työkaluja on käyttää ja mihin suuntaan niitä kehitetään. Kaiken kaikkiaan operaattoria valitessa kannattaa tähystellä myös tulevaa. Mihin operaattori on panostamassa ja mitä kehitysputkesta on tulossa? Operaattorin kanssa yhdessä tehty tulevaisuuden suunnittelu auttaa yritystä kohti sen asettamaa visiota.

 

Yritykset ottavat käyttöön yhä lisää pilvipalveluita vastatakseen liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin. Mitä yrityksesi täytyy tiedostaa, jos se haluaa jatkossakin taata tehokkaat, turvalliset ja hallittavat verkkoratkaisut?

Lataa opas!

Avainsanat:

Vinkit Muuttuva työ

Lue lisää uudesta työstä

11/2022 DNA Business

Miten metaversumiin pääsee, Marja Konttinen?

Metaversumiin pääsee helposti: siihen tarvitsee vain nettiyhteyden ja hyvän tietokoneen.
11/2022 DNA Business

Itse ja automaatiolla – yritykset haluavat vapautta valita miten ja milloin asiansa hoitavat

Yritysratkaisuilta odotetaan yhä enemmän yhtä sujuvaa käyttöä kuin kuluttajien verkkopalveluilta.
11/2022 DNA Business

ZTNA: Turvaa, tukea ja varmuutta – missä ja milloin vain

Työnantajan tavoitteena on tarjota toimivat digitaaliset työvälineet, mutta myös suojella yrityksen dataa.
11/2022 DNA Business

Vain paranoidit pärjäävät? Hybridityö vaatii tujumpaa tietoturvaa

Etätyöskentely on yleistynyt, mutta toimistollakin täytyy käydä.

Hyödynnetäänkö teillä jo uuden työn mahdollisuuksia? Ota yhteyttä – katsotaan yhdessä parhaat ratkaisut yrityksellesi.