Selätä digimuutoksen mörkö huolellisella viestinnällä

Kun työpaikalla otetaan käyttöön uutta teknologiaa, se voi aiheuttaa työntekijöissä pelkoa ja vastarintaa. Psykologi Karoliina Mellanen kertoo, miten työntekijöitä voi rohkaista muutokseen.

"Meille ihmisille kaikki tuntematon on luontaisesti pelottavaa. Se haastaa hallinnan tunnettamme. Ihminen pitää rutiineista ja asioiden tekemisestä samalla tavalla kuin on ennenkin tehnyt", sanoo psykologi ja yritysvalmentaja Karoliina Mellanen Generoi Developmentista.

"Kun meille esitellään jokin uusi tapa tehdä asioita, hallinnan tunne kärsii - varsinkin jos meillä on huonoja kokemuksia muutoksista ja muutos ei ole meistä itsestä lähtöisin. Muutokseen suhtautuminen on kuitenkin aina yksilöllistä ja tilannesidonnaista."

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän tai matkalaskusovelluksen korvatessa vanhan voivat mielessä pyöriä monet kysymykset: Osaanko minä, pystynkö minä ja mitä tästä seuraa? Ihmiset pelkäävät tulevansa nolatuksi, jos eivät osaa käyttää uutta teknologiaa.

"Monet asiat, jotka pätevät organisaatiomuutoksiin pätevät myös teknologioiden ja digitaalisten työkalujen vaihdoksiin. Jos aikaisempi toimintamalli koetaan toimivammaksi, työntekijöille on haasteellista kaupata uusi tapa tehdä asioita. Uuteen siirtymistä helpottaa, jos ymmärretään miksi vanhaan tapaan ei ole voitu jäädä."

Muutoksessa tarvitaan tukea ja viestintää

Jos muutoksia ei viedä hallitusti ja suunnitellusti loppuun, siitä voi jäädä pitkä muistijälki. 
"Huonot kokemukset synnyttävät meissä helposti seuraavassa muutoksessa tilan, että meneekö tämä samalla tavalla pieleen kuin edellinenkin muutos. 

Miten sitten voidaan rohkaista työntekijöitä muutostilanteissa?

"Keskeistä on viestiä selvästi, mitä ollaan tekemässä. On kerrottava, minkä takia muutos tehdään, miksi ei voida jatkaa niin kuin tähän asti ja mitä pyritään saamaan aikaan. Ihmisille on tärkeää ymmärtää, mitä muutos merkitsee itselle."

Muutostilanteissa tarvitaan jatkuvaa tukea. Se tarkoittaa, että aina on käytettävissä kontakti, johon voi olla yhteydessä ongelmien ilmetessä.

Mellanen korostaa, että liian montaa muutosta ei kannata tehdä samanaikaisesti. "Oppiminen vaatii aikaa ja energiaa. Ei kannata ottaa koko työkalua kerrallaan haltuun, jos on kyse monimutkaisesta teknologiasta, vaan pala kerrallaan."

Huhu peittoaa helposti tiedon

Jos muutostilanteissa lähtee liikkeelle juoruja, neuvoo Mellanen katkaisemaan niiltä heti siivet. "Tiedon puutetta ei korvaa tietämättömyys vaan mielikuvitus. Juorut ja huhut voivat olla paljon pahempia kuin itse todellisuus", sanoo Mellanen. 

Oikea paikka oikean tiedon jakamiseen voi olla yhtä lailla lounaspöytäkeskustelu tai työpaikan intra. "On hyvä myös osallistaa ihmisiä. Esimerkiksi ennen uuden teknologian hankkimista voidaan kartoittaa, millaisia tarpeita sitä käyttävillä on. Jos ihmiset saavat itse vaikuttaa muutokseen, heidän on helpompi sitoutua siihen."

Vastarinnan kiiskiä ei kannata vaientaa, vaan kuulla. "Organisaatioissa usein ymmärretään väärin, että jos joku ihminen vastustaa jotain muutosta niin hän ei olisi sitoutunut. Usein ne, jotka huutavat kovimmin, ovat kaikkein omistautuneimpia ihmisiä." 

Esimiestyöllä on myös keskeinen rooli, kun otetaan käyttöön uusia digitaalisia teknologioita.

"Tunteiden salliminen, hyväksyminen ja ennen kaikkea kuunteleminen on se, mitä esimies voi tehdä. Esimiehelläkään ei aina ole sitä tietoa, joka työntekijältä muutostilanteessa puuttuu. Mutta esimies voi olla läsnä ja yrittää ymmärtää työntekijää sekä antaa tukea parhaansa mukaan", sanoo Karoliina Mellanen.

"Usein jo se, että työtekijä saa sanoa oman pelkonsa tai ahdistuksen aiheensa helpottaa. Nähdyksi ja kuulluksi tuleminen on tärkeää."

Lue lisää: 5 digitaitoa, jolla teet vaikutuksen pomoosi

Avainsanat:

Muuttuva työ Työkulttuuri

Lue lisää uudesta työstä

Hyödynnetäänkö teillä jo uuden työn mahdollisuuksia? Ota yhteyttä – katsotaan yhdessä parhaat ratkaisut yrityksellesi.