Mukaudu muutokseen – pysyt pelissä mukana

Miksi juuri Uusi-Seelanti on onnistunut koronakriisin hallinnassa? Minna Janhonen tietää.

Jokaisella pilvellä on hopeareunus, myös koronapandemialla. Yrityksille ja organisaatioille ei enää tarvitse vääntää rautalangasta, miksi on tärkeätä seurata ympäristön muutoksia – ja sopeutua niihin nopeasti.

Nitorin lean- ja agile-menetelmien valmentaja Minna Janhonen tietää, miten resilienssi eli muutoskyvykkyys syntyy ja viedään käytäntöön. Hän on ammentanut oppia muun muassa uusiseelantilaisilta tutkijakollegoiltaan, joille kriisienhallinta on arkipäivää.

”Ei ole sattumaa, että Uusi-Seelanti on onnistunut koronakriisin hallinnassa. Yritykset ja organisaatiot ovat siellä käytännössä jatkuvassa stressitestissä, kun maa järisee jatkuvasti”, Janhonen sanoo.

Kun kriisivalmius on maanjäristysten vuoksi huipussaan, myös muunlaisten kriisien käsittely sujuu rutiinilla. Näin ei välttämättä ole esimerkiksi pohjoismaisessa hyvinvointivaltiossa, joka on välttynyt suuremmilta myllerryksiltä. Tärkeintä on tietää, miten muutos pitää kohdata.

”Kun jotain yllättävää tapahtuu, mutta poikkeustilanteen toimintatavat ovat tiedossa ja kunnossa, olemme jo pitkällä kriisin käsittelyssä”, Janhonen sanoo.

Haavoittuvuudet haltuun

Nitor kehittää asiakkaidensa resilienssiä muun muassa kriisikartoituksia tekemällä: Mitkä ovat organisaation tärkeimmät toiminnot, joita täytyy ylläpitää? Entä mitkä tekijät vaarantavat toimintakyvyn?

”Onko esimerkiksi jokin avaintoiminto yhden henkilön varassa ja haavoittuva tilanteessa, jossa virus leviäisi nopeasti ja aiheuttaisi pitkiä sairauspoissaoloja”, Janhonen mainitsee esimerkin tarkastuslistalta.

Nitor on kääntynyt nopeasti etämoodiin. Online-koulutusten niksit on otettu haltuun. Kaikki videoneuvottelutyökalut eivät ehkä ole asiakkaan käytettävissä esimerkiksi tietoturvasyistä. Kummallekin osapuolelle sopiva ratkaisu kannattaa etsiä käyttöön ajoissa, Janhonen vinkkaa. Myös yhteyksien toimivuus kannattaa varmistaa.

”Käytössä on nyt hyvin monenlaisia nettiyhteyksiä. Ei ole tavatonta, että asiakkaamme on hankkinut lisäkapasiteettia etäkoulutuksen onnistumisen varmistamiseksi.”

Opit talteen

Pandemia on ääriesimerkki muutostilanteesta. Pienempiä muutoksia tapahtuu koko ajan kaikkialla. Markkinatilanne muuttuu, globaalien trendien tuulet puhaltavat.

Esimerkiksi julkinen sektori on murroksen edessä. Kansa on tottunut pankkien digipalveluihin ja haluaa samaa käyttökokemusta myös julkisilta palveluilta.

”Muutokset on hyväksyttävä toimintakulttuurissa osaksi arkea. Aika edellyttää jatkuvaa sopeutumista. On opittava tarkkailemaan ympäristöä ja kuuntelemaan erityisesti asiakkaita”, Janhonen sanoo.

Tämä vaatii johtamiselta valmentavaa otetta. Henkilöstö yleensä tietää, mitä asiakkaat haluavat. Pomoportaan kannattaakin ottaa kaikkien työntekijöiden viisaus käyttöön ja luoda läpinäkyviä rakenteita tiedonkulun varmistamiseksi. ”Että tiedetään, kuka tietää mistäkin ja missä päätökset yhteisen tiedon valossa tehdään”, Janhonen sanoo.

Hän kannustaa keräämään opit talteen siitä, mikä on koronakriisin hallinnassa mennyt hyvin, ja missä on korjattavaa.

”Näin on helpompaa lähteä tekemään toimintasuunnitelmaa ja kehittämään toimintaa systemaattisesti niin, että seuraavien kriisien vastaanotto sujuu paremmin”.
 

Lue lisää: Ohjelmistokehityksen kätevät työkalut – koodaaminen ja työpajat sujuvat nyt etänä