”Tosi hyvin vedetty”, viestitteli esimieheni ensimmäisen tärkeän esityksen jälkeen. Kahta kuukautta aiemmin olin ajatellut, etten voi onnistua. Olin aloittanut uutena työntekijänä DNA:lla koronan alettua – täysin etänä. En voinut edes tutustua kollegoihin kunnolla, kun ainut kuvayhteys oli naamagalleria Teamsissä power point -esityksen alareunassa.
Työ kuitenkin vei mukanaan. Kymmenien palaverien jälkeen kollegat tulivat tutuiksi ja työt sujuivatkin mallikkaasti. Silti kaipasin työkavereihin tutustumista kasvotusten.
Luottamuksen syntyyn tarvitaan kasvokkaisia kohtaamisia virtuaalimaailmassa, varsinkin uusissa tiimeissä, sanoo Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Virpi Ruohomäki (HS 23.8.2020).
Kymmenen hengen tiimistämme puolet on uusia työntekijöitä. Olemme tehneet työt alusta alkaen 100 %:sti etänä tapaamatta työkavereita tai esimiestä. Miten ihmeessä työnantajani on silti onnistunut luomaan yhteisöllisyyttä ja luottamusta? Miten työt voivat sujua silti erinomaisesti? Ruohomäen mukaan ”yhteisöllisyys syntyy, kun muistetaan, miksi tätä työtä tehdään.”
Omalla kohdallani luottamus omaan työyhteisöön ja sitä kautta hyvä työfiilis etäperehdytyksessä on syntynyt näistä aineksista:
- Tavoitteiden asettaminen ja luottamus. Tärkeintä etäjohtamisessa on selkeiden tavoitteiden asettaminen ja niiden konkretisointi: mitä minulta odotetaan, missä ajassa ja miten tuloksia mitataan? Pilkon tehtävän osiin, aikataulutan kalenteriini ja seuraan etenemistä. Luottamus esimiehen ja alaisen välillä syntyy, kun tavoitteet ovat selvillä ja saan tehdä työn itsenäisesti. Lisäksi tiedän, että minulla on ammattitaitoisia kollegoita auttamassa.
- Jatkuva palaute ja sparraus. Tapaamme esimiehen kanssa kahden viikon välein suunnittelupalaverissa. Valmistaudun siihen kirjaamalla ylös kahden viikon saavutukset ja seuraavan kahden viikon suunnitelmat. Kerron myös, mitä tukea odotan esimieheltä. On itseni johtamista parhaimmillaan, kun tarkistan, sainko aikaan lupaamani asiat edellisen kahden viikon aikana. Palaute toimii molempiin suuntiin: kiitän esimiestäni hyvin vedetystä viikkopalaverista. Kiitän kollegaa avusta esityksen kommentoinnissa.
- Priorisointi. Muistutan tästä itseäni jatkuvasti. Sami Paju ja Tapani Riekki vinkkaavat Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas -kirjassaan oivaltavan yksinkertaisia vinkkejä työn järkeistämiseen: opi sanomaan ei ja mieti, millä tehtävillä ei ole merkitystä tai minkä tehtävän tekemättä jättäminen ei vaikuta kummoisesti. Merkityksellisen tehtävän tarkistuslista on helppo: mietin, onko tehtävällä positiivista vaikutusta minuun, asiakkaisiin, kollegoihin tai omaan organisaatioon. Jos vastaus on useimpiin kyllä, teen ainakin tämän tehtävän tänään.
- Huokoistaminen. Kun puhuin ystävälleni minitaukojen tärkeydestä työpäivän aikana, hän mainitsi termin huokoistaminen. Se on mielestäni erinomainen termi. Usein työpäivämme ovat täynnä palavereita, to do -listoja, dead lineja ja hokemia. Kiire, kiire, kiire. Päivän päätteeksi ihmettelemme, saimmeko mitään aikaan tai ainakaan niitä hommia, joita piti saada. Ensimmäiset työviikot painoin yhdeksästä viiteen palaverista toiseen. Lounaan nautin hotkien läppärin ääressä sähköpostia selaten. Tajusin, että avain jaksamiseen on taukojen pitäminen. Palauttava tauko minulle voi olla puolen tunnin happihyppely, lounaan syöminen rauhassa ilman työasioita tai mindfulness -tuokio. Tauko auttaa saamaan asioita aikaan nopeammin ja enemmän.
Lukuisten hyvien käytäntöjen ja muistilistojen jälkeen päivän paras rutiini on soittaa kollegalle kysyäkseni: ”Mitä sinulle kuuluu?” Aina ei tarvitse olla työasiaa, sillä lähikollegoiden kanssa on kiva jutella myös viikonlopun kuulumisista. Kysyä vaikkapa, miten ekaluokkalaisen koulutaival on alkanut ja samalla kertoa, että minusta on tullut fudismutsi. Minulla on tänään hyvä syy sulkea kone ajoissa, jotta ehdin viedä pojan treeneihin.
Lue myös: Tietoturvan etiketti pätee myös kotikonttorilla
