Kerro, kerro kuvastin, miten onnistuisi palaveri ihanteellisin?

Toimiva palaveri ei ole osallistujan paikasta kiinni – vinkit hybridityöskentelyyn

Hybridityö on tullut jäädäkseen. Kuinka taata sujuva yhteistyö ja toimivat palaverit, kun osa työntekijöistä on toimistolla ja osa etätöissä? 

Koronapandemian aikana totuimme etätyöhön, ja vaikka se alussa oli monella tavalla hankalaa, toimivat käytänteet ja yhteiset säännöt löytyivät nopeasti. Loppujen lopuksi: kun kaikki tiimin jäsenet ovat yhtä lailla etänä, kaikilla on samat lähtökohdat tehdä töitä ja olla vuorovaikutuksessa. 

Tilanne on taas muuttunut, kun hybridityö on tullut jäädäkseen. Kuinka taata sujuva työ niin toimistolla kuin etänä työskenteleville? 

Hybridityössä toimiva yhteistyöalusta on se, jonka varaan viestintä ja yhteiset palaverit nojaavat. Microsoft Teams on hyvä esimerkki tällaisesta. Se on alati kehittyvä ja monipaikkaista työtä tukeva sovellus, jonka avulla järjestät palaverit, tallennat dokumentit ja viestit nopeasti ja reaaliaikaisesti.

Tehokas ja kaikille tasavertainen Teams-palaveri

Jos ennen vanhaan riitti, että kaikki kokoontuivat neuvotteluhuoneeseen ja sitten aloitettiin palaveri, hybridipalavereissa on ennakoitava melko tarkkaan, mitä kokouksen aikana tehdään ja millaista tekniikkaa siihen tarvitaan. 

Kun samaan kokoukseen osallistutaan niin etänä kuin livenä, on tärkeää, että osallistujat ovat tasavertaisessa asemassa. Jos kokous järjestetään lähitoteutus edellä, tulee etäilijöille helposti vain sivustaseuraajan rooli.

Monesti on järkevää, että kaikilla on omat koneet auki palaverissa. Se luo tasapuolisuutta osallistujien kesken. Esimerkiksi puheenvuorot on helppoa jakaa Teamsin viittaustoiminnolla, jolloin niin etänä kuin läsnä olevat osallistujat ovat samalla viivalla. Tällöin myös taustakeskustelut voidaan käydä chatissa. Jos paikan päällä olevat supattelevat keskenään taustalla, voi se linjoilla kuulostaa häiritsevältä. Chatissa käytävä taustakeskustelu päätyy kaikkien osallistujien tietoon, jolloin tiedonkulku on myös tasa-arvoisempaa.

Teams tarjoilee ryhmätyötä edesauttavia ominaisuuksia

Hybridikokouksessa neuvotteluhuoneen valkotaulu uhkaa jäädä etäosallistujien näkymättömiin eikä suunnitteluun osallistuminen ole helppoa. Teamsin Whiteboard on kätevä väline yhteiseen suunnitteluun. Tarvittaessa jokainen osallistuja voi omalta koneeltaan muokata Whiteboard-pohjaa. Liikkeelle pääsee joko valmiiden mallien avulla tai halutessaan pohjan voi luoda alusta alkaen omien tarpeidensa mukaan.  

Onko palaverissa tarvetta jakaa osallistujat pienempiin ryhmiin? Teamsissa voit perustaa huoneita, joihin siirrät osallistujat. Näin jokainen osallistuja pääsee omalta koneeltaan omaan pienryhmähuoneeseensa ja niissä voi keskustella aiheesta rauhassa ja ilman häiriötekijöitä.  Jos ryhmissä on lähi- sekä etäosallistujia, on tärkeää varmistaa, että toimistolla olevat voivat hajaantua eri paikkoihin, jotta hybridiryhmät eivät kärsi taustahälystä. 

Teamsissa on monia ominaisuuksia, jotka tukevat esitystekniikkaa. PowerPoint Liven laserosoittimen avulla pystyt korostamaan esityksesi tärkeitä kohtia palaverin aikana. PowerPointiin voi myös lisätä merkintöjä esityksen aikana. 

Kokoustekniikka kuntoon

Toimivia hybridipalavereja tukee oikeanlainen kokoustekniikka. Neuvotteluhuoneeseen on syytä harkita kaiutinmikrofonin ja kameran hankkimista. Kun osa osallistujista on neuvotteluhuoneessa ja osa etänä omilla koneillaan, neuvotteluhuoneen kaiutinmikrofoni helpottaa äänen kuulumista molempiin suuntiin.  

Jos palaverin materiaali jaetaan neuvotteluhuoneen screenille, palaverihuoneessa istuvilla ei tarvitse välttämättä olla omaa konetta edessään. Silloin on kuitenkin kätevää, että neukkarissa on ulkoinen kamera, joka näyttää etäosallistujille kokouksen muut osallistujat. On huomattavasti helpompi seurata puhujia, kun kaikkien kuvat näkyvät. Tekoälypohjaiset kameratekniikat tarjoavat hybridikokouksille optimoituja videonäkymiä, jotka näyttävät tarkasti myös jokaisen neuvotteluhuoneessa kokoukseen osallistuvan. 

* Vinkki: sopikaa yhdessä etukäteen osallistuvatko kaikki oman koneen kautta kokoukseen vai riittääkö yksi kone kokoustilassa kaikille.*

Paljon muutakin kuin palaverialusta

Teamsista kannattaa ottaa kaikki hyöty irti, sillä se palvelee yrityksen toimintaa monipuolisesti. Se toimii muun muassa yrityksen chattina ja dokumenttien pilvipohjaisena säilytyspaikkana.

Teamsiin voit tallentaa dokumentteja ja muokata niitä samanaikaisesti toisten kanssa. Tällöin on kuitenkin syytä pitää huolta, että dokumentit on organisoitu loogisesti, jotta kaikki löytävät ne vaivattomasti. Selkeä kansiorakenne ja nimeäminen ovat tällöin avainasemassa. Dokumentteja voi muokata.

Samoin kuten muissakin tallennustiloissa, myös Teamsissa dokumenttien looginen, mielellään ennalta suunniteltu järjestäminen on avain niiden vaivattomaan löytämiseen. Teamsissa voit luoda kansiorakenteita ja viedä dokumentit omille paikoilleen. Dokumentteja voi muokata niin Teamsin sisällä kuin avata ne työpöytäsovellukseen ja tallentaa muutokset sitä kautta. 

Yhteiset keskustelut käyvät vaivattomasti ja nopeasti Teamsin chatin kautta. Myös chatissa keskustelujen nimeäminen ja jakaminen tiimeittäin sekä aiheittain kannattaa. Teams-palaverin aikana käydyt chat-keskustelut jäävät myös talteen Teams-alustalle, jolloin niihin on kätevä palata milloin vain – ja hakutoiminto auttaa niiden löytämiseen. 

 

Aiheuttaako hybridityö harmaita hiuksia? Hae lisää inspiraatiota Tee ja johda tuloksellista hybridityötä -oppaastamme – ja varmista toimistoviestinnän mutkaton sujuminen Microsoft 365-palveluilla.

Avainsanat:

Digitalisaatio Muuttuva työ Teknologia Etätyö

Lue lisää uudesta työstä

Suomen menestys syntyy loskan keskellä
9/2022 DNA Business

Suomen menestys syntyy loskan keskellä

Slushin toimitusjohtaja Eerika Savolainen vinkkaa, mitä kasvuyrittäjyydestä kiinnostuneen kannattaisi tehdä juuri nyt. 
9/2022 DNA Business

Tietoturvahyökkäyksillä on monta muotoa ja seurausta – varaudu ainakin näihin yleisimpiin uhkiin

Lue DNA:n tietoturva-asiantuntija Juho Saarisen vinkit parempaan tietoturvaan.
Energiatehokkuuden parantaminen on pienillekin yrityksille taloudellisesti kannattavaa
9/2022 DNA Business

"Energiatehokkuuden parantaminen on pienillekin yrityksille taloudellisesti kannattavaa"

Valtion kestävän kehityksen yhtiön Motiva Oy:n johtava asiantuntija Tomi Kiuru vastaa kysymykseen: miten yrityksen energiatehokkuutta voi parantaa?
Vaihdepalvelun avulla yritys ja asiakas tavoittavat toisensa
9/2022 DNA Business

Vaihdepalvelun avulla yritys ja asiakas tavoittavat toisensa

Liiketoiminnan kannalta on keskeistä, ettei yksikään asiakas jää palvelematta.

Hyödynnetäänkö teillä jo uuden työn mahdollisuuksia? Ota yhteyttä – katsotaan yhdessä parhaat ratkaisut yrityksellesi.