Hyvin suunniteltu työ säästää aikaa, lisää tehokkuutta ja vähentää stressiä. Näillä asiantuntijan vinkeillä saat työpäivästäsi enemmän irti vähemmällä stressillä.
Sähköpostin postilaatikkoon satelee viestejä, puhelin soi ja avokonttorin hälinä katkaisee ajatuksen tuon tuosta. Kuulostaako tutulta? ”Joka puolelta tulevan informaatiotulvan vuoksi työssä pääsee harvoin keskittymään ja syventymään yhteen asiaan kerrallaan. Se on työtehon kannalta huono asia”, tutkimus- ja koulutusyritys Filosofian Akatemian valmentaja Villiam Virkkunen sanoo.
Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Hektisessä työelämässä työntekijällä on meneillään on jatkuvasti eri kokoisia ja pituisia projekteja, joita pitää viedä samanaikaisesti eteenpäin. Tämän päälle tulevat irralliset pikkutehtävät. Virkkunen puhuu haitallisista orientaatioloikista. Niissä työntekijä pomppii tehtävästä toiseen ja joutuu jokaisen uuden työn kohdalla perehtymään ja palauttamaan asioita mieleen.
”Työn tuottavuuden kannalta parasta on flow-tila, jossa työntekijä voi uppoutua yhteen aiheeseen kerrallaan. Silloin työ alkaa edistyä nopeasti ja vaivattomasti.”
Kerää kaikki tehtävät yhteen listaan
Omaan muistiin luottamisen sijaan kaikki tekemättömät tehtävät kannattaa Virkkusen mielestä kerätä yhteen listaan, olipa se sitten sähköinen sovellus tai perinteinen muistikirja.
”Tärkeintä on, että kaikki tehtävät kerätään samaan paikkaan. Silloin asioita ei unohda, eivätkä tekemättömät tehtävät juolahda mieleen kesken työnteon”, Virkkunen perustelee. Tehtävälistaa jalostetaan esimerkiksi iltapäivisin suunnittelusessiossa, jossa projektit pilkotaan konkreettisiin toimiin ja määritellään niille aikataulut.
”Jalostettu tehtävämassa siirretään sitten omaan tehtävänhallintajärjestelmään, esimerkiksi Outlookiin.” Virkkunen suosittelee työtehtävien jaottelua sen mukaan, missä ympäristössä niitä voi edistää. Tiettyjä asioita on hoidettava toimistolla, kun taas jotkut asiat pystyy hoitamaan puhelimella vaikkapa bussia odottaessa.
Varaa aikaa suunnittelulle
Virkkusen mielestä oleellista on, että suunnittelulle varataan riittävästi aikaa ja se erotetaan selkeästi varsinaisesta tekemisestä. ”Säännöllinen suunnittelu päivittäin ja viikoittain auttaa priorisoimaan asiat ja lisää työtehoa uskomattoman paljon.”
Virkkusen mukaan päivittäisten työtehtävien tehokas priorisointi edellyttää, että työntekijä on myös pidemmällä tähtäimellä miettinyt hankkeiden tärkeysjärjestyksen. ”Kun tietää vaikkapa seuraavan kuukauden kolme tärkeintä projektia, osaa priorisoida myös arjen työt ja poimia tehtävämassasta juuri oikeat työt.”
Pilko projekti konkreettisiin toimiin
Työn suunnittelussa ja tavoitteiden asettamisessa on Virkkusen mielestä hyvä ottaa huomioon oma vireystila. Esimerkiksi aamuvirkun kannattaa tehdä vaativimmat asiat heti työpäivän alussa, eikä lykätä niitä iltapäivään. Virkkusen mukaan työtehoa ja motivaatiota lisää tunne, että työ edistyy ja tuloksia saa aikaiseksi. ”Työn imu paranee, kun tehtävälistalta voi yliviivata koko ajan jo tehtyjä asioita.”
Tutustu DNA Toimistoviestintä 365 -palveluun, kattava viestintäratkaisu joka skaalautuu yrityksen tarpeiden mukaan.
