Lähes kaikki tietotyötä tekevät ovat päässeet harjoittelemaan etätyötä jo useamman vuoden ajan. Kun koko tiimi siirtyi kotisohville, nousivat hyvät nettiyhteydet ja pilvipohjaiset viestintä- ja kokoustamisvälineet arvoonsa. Etätyötä tehdään varmasti jatkossakin, mutta monessa tiimissä on hypätty hybridimalliin: osa väestä on etänä, osa läsnä.
Miten saat hybridin tiimityön sujumaan? Tässä kolme vinkkiä, joilla onnistut:
1. Viestintäkanaviin selkeät sävelet
Paikasta riippumaton työnteko edellyttää jatkossakin kunnolla toimivaa nettiä sekä toimistolle että kotiin. Sujuvassa hybridityössä tarvitaan lisäksi ainakin välineet videoneuvotteluihin, pikaviestintään, asiakirjojen yhteiskäyttöön ja pilvitallennukseen. Pikaviestintä, kuten Teamsin chat, on nopea kanava tiimin sisäiseen keskusteluun. Kun osa porukasta on siirtynyt takaisin toimistolle, voi chatti hiljentyä. Tiimissä kannattaakin sopia pelisäännöistä, jotta tärkeät viestit päätyvät edelleen kaikille, eikä vain sattumalta toimistolla läsnä oleville.
DNA Liikkuva laajakaista tarjoaa yrityksille nopeat 4G- ja 5G-yhteydet, joiden avulla työnteko sujuu niin toimistolla, matkoilla kuin etätöissä. Kiinteä laajakaista sopii puolestaan pienemmän toimiston perusliittymäksi sekä työntekijöiden etäkäyttöön.
2. Kaikki mukaan kokoukseen
Kun osa tiimistä on paikalla toimistolla, pitää kokouksen vetäjän muistaa huolehtia myös etäyhteyksillä osallistuvien puheenvuoroista. Hybridipalaverissa kaikki kokoustilassakin olevat osallistujat voivat esimerkiksi pitää Teamsin ja oman läppärinsä kameran päällä. Silloin etänä osallistuvat näkevät kaikkien osallistujien kasvot sen sijaan, että katselisivat kamerakuvaa huoneesta ja arvailisivat, kuka milloinkin on äänessä.
Microsoft 365 on helposti käyttöön otettava paketti, joka pitää sisällään kaikki tiimityöhön tarvittavat Microsoftin palvelut sekä tutut Office-työkalut Wordista Exceliin.
3. Tuplavälineet tukevat myös tietoturvaa
Jotta yrityksen tärkeät tiedot eivät päädy vääriin käsiin, on tietoturvasta huolehtiminen erittäin kriittistä. Hybridimallissa tietotyöläisen työpaikka vaihtelee: välillä kotona, toisinaan toimistolla ja joskus jossain aivan muualla. Tyypillinen tilanne on, että tietokoneen virtapiuha tai tietokoneen näytönsuoja jää väärään osoitteeseen. Useampi piuha tai näytönsuojus on halpa investointi tietoturvaan siihen verrattuna, että joku kurkistelee olan yli tärkeitä tietoja tai työpaikan tiedostoihin yrittää hädissään päästä käsiksi yleiseltä tietokoneelta.
VPN-etäyhteyksillä yrityksen sisäverkkoon pääsevät ulkopuolelta vain valikoidut käyttäjät. Selausturva taas parantaa tietoturvaa siten, että se estää pääsyn tunnetuimmille haitallisille sivustoille. Lisäksi on hyvä harkita DNA Endpoint Protectionin käyttöönottoa, joka suojaa kaikki päätelaitteet tietomurroilta ja haittaohjelmilta sekä tuo ne keskitetyn hallinnan ja raportoinnin piiriin.
Miten hybridityön johtamisen haasteet taklataan? Kuinka yhteisöllisyyttä luodaan toimiston ja virtuaaliympäristön välillä hypellessä? Saat vastaukset näihin ja moniin muihin kysymyksiin lukemalla oppaamme Tee ja johda tuloksellista hybridityötä.
Artikkeli päivitetty 14.9.2023. Alunperin artikkeli on julkaistu 26.8.2021.
