Tässä on hybridipalavereiden voimaviisikko! Näin järjestät onnistuneen kokouksen

Hybridiautot ovat varmasti jo tuttuja, mutta hybridi on valunut myös kokousmaailmaan. Olet todennäköisesti jo osallistunut hybridipalaveriin, joka yhdistelee elementtejä kasvokkaisesta ja virtuaalisesta kokouksesta. Käytännössähän termi tarkoittaa, että osa väestä osallistuu palaveriin paikan päällä ja osa etäyhteydellä sieltä, missä sattuvat sillä hetkellä olemaan.

Jos mahdollista, palaverit pyritään nyt vallitsevissa olosuhteissa järjestämään toki kokonaan etäyhteyksin. Poikkeusolojen helpottaessa ja joustavan työn jäädessä osaksi arkea hybridipalaverit tulevat kuitenkin taas yleistymään. Niiden avulla on mahdollista säästää aikaa ja rahaa: valuuttaa ei tarvitse tuhlata suuriin kokoustiloihin tai matkakuluihin, ja aikaakin vapautuu matkustamisen jäädessä osalla pois päiväohjelmasta. Iloa tuo myös se, että jokaisen on mahdollista ottaa palaveriin osaa juuri itselleen parhaiten sopivalla tavalla – joko paikan päällä tai kodin rauhasta käsin.

Joko innostuit hybridipalavereiden jalkauttamisesta yritykseesi? Mahtavaa! Mutta älä hätäile. Vaikka hybridissä on hyötynsä, palaveri on myös helppo sabotoida huolimattomalla toiminnalla. Onneksi näiden vinkkien avulla loikkaat pahimpien sudenkuoppien yli:

1. Yhteys kaiken ytimessä

Jokainen varmasti tunnistaa sen turhautumisen tunteen, kun netti ei toimi ja tekniikka ryppyilee. Huolehtimalla verkkoyhteydet kuntoon varmistat, että ihmiset ilmestyvät palaveriin paremmalla tuulella ja ongelmitta. Hyvä verkkoyhteys on koko hybridipalaverin perusedellytys, jotta etäosallistujat saadaan mutkattomasti mukaan. Kun yhteys on tehokas ja viive lähes olematon, keskustelu soljuu huomattavasti sujuvammin eikä kenenkään verisuoni suotta pullistele ohimolla.

2. Hybridi on välineurheilua

Verkkoyhteyksien lisäksi kannattaa investoida teknologiaan. Toimivat laitteet helpottavat kanssakäymistä ja jaksavat pyörittää etäyhteyksiä. Harkitse myös äänentoistoon panostamista. Hyvät mikrofonit takaavat äänen kuulumisen kaikille ja pöytämallisten kaiutinmikrofonien avulla huolehdit, että kokoustilassa fyysisesti paikalla olevien henkilöiden puheet kuuluvat selkeästi etäyhteyden päässä oleville.

3. Kertaa pelisäännöt

Hybridipalavereihin pätevät samat säännöt kuin muihinkin palavereihin. Kuitenkin erityisesti ennakkovalmisteluihin satsaaminen on kannattavaa, jotta palaveriin varattu aika saadaan käytettyä suunnitellusti. Huolehdi, että kaikki osallistujat tietävät mikä on kokouksen agenda; mitä käsitellään ja mitä halutaan saada aikaiseksi. Jos olet itse paikan päällä ja palaverin vetäjän roolissa, muista molemmat yleisösi – etänä olevat on helppo unohtaa.

4. Verkkotyökalut avuksi

Verkosta löytyy ajatusten ja ideoiden järjestelyyn tarkoitettuja loistavia työkaluja, joihin jokainen pääsee käsiksi omalta koneeltaan. Kannattaa perehtyä esimerkiksi Miroon tai Muraliin, jotka tuovat tarralapuilla ja fläppitaululla työskentelyn verkkoon. Työkalujen avulla aktivoit osallistujia, mikä parantaa keskittymistä ja palaveriin osallistumista.

5. Näköyhteys auki

Loppusilauksen antaa pieni, mutta merkittävä seikka: muistuta osallistujia klikkaamaan kamerat päälle! Näköyhteys luo yhteisöllisyyttä, ja keskustelu on sujuvampaa, kun osallistujat näkevät toistensa ilmeet ja eleet. Etäyhteyden päässä olevat on myös helpompi muistaa ja huomioida, kun keskustelijat eivät ole pelkkiä mustia ruutuja. Kameran äärellä kukin myös keskittyy palaveriin paremmin, kun samalla ei tule hoidettua muita askareita.

+ Nimet käyttöön

Viimeinen vinkki: puhuttele palaverin osallistujia nimeltä. Jokainen rakastaa kuulla oman nimensä, joten näin saat varmasti kiinnitettyä myös etänä olevien huomion.

 

Kaipaatko lisää vinkkejä joustavan työn johtamiseen ja järjestämiseen? Lataa maksuton etätyöopas!

Avainsanat:

Johtaminen Vinkit Etätyö Muuttuva työ
 

Lue lisää uudesta työstä

9/2021 DNA Business

Keskitä mobiilipalvelut yhdelle luukulle – toimivat ja oikein valitut ratkaisut tukevat yrityksen kasvua

Yhä useampi työtehtävä hoituu nykyään mobiilisti.
SIM-kortilla varustettu tabletti on paras liikkuvan työn väline
9/2021 DNA Business

SIM-kortilla varustettu tabletti on paras liikkuvan työn väline

Neljä asiaa, jotka tekevät tabletista läppäriä näppärämmän työvälineen.
Merja Rahkola-Toivanen on yrityssparraaja KasvuOpen-verkostossa, jossa hän neuvoo yrityksiä muun muassa myynnissä, markkinoinnissa ja johtamisessa.
9/2021 DNA Business

Pizzayrittäjän kasvuneuvo: "Palkkaa ainakin yksi betonibuutsi!"

Merja Rahkola-Toivanen on yrityssparraaja KasvuOpen-verkostossa.
9/2021 Olli Sirkka

Pelataanko teilläkin innovaatiolottoa kahviautomaatilla? Oikeat innovaatiot syntyvät toisin

”Kyllä meillä on innovointikyky pahasti kärsinyt etäilystä”.

Hyödynnetäänkö teillä jo uuden työn mahdollisuuksia? Ota yhteyttä – katsotaan yhdessä parhaat ratkaisut yrityksellesi.