Espoossa eletään parhaillaan jännittäviä aikoja. Kaupunki on kehittänyt tietoliikenneverkkojaan erityisen tavoitteellisesti jo muutaman vuoden ajan, ja kesällä 2021 otettiin viimeisin iso askel uuden tietoliikennesopimuksen myötä. Tavoitteena on taata espoolaisille jatkossa paremmat julkiset palvelut, vähentää katkoja ja varmistaa häiriötilanteessa nopea vianselvitys. Käytännössä tämä tarkoittaa yhteistyön syventämistä, automaation lisäämistä sekä uudistuksia esimerkiksi palveluprosesseihin, toiminnanohjausjärjestelmään ja laitekantaan.
Kysyimme Espoon kaupungin it- ja tietoliikennepäälliköiltä, miten matka on edennyt tähän mennessä ja mitä neuvoja he antaisivat nyt muille vastaavanlaista palveluloikkaa suunnitteleville.
”Käyttöönottoprojekti on vielä kesken, mutta olemme jo loppusuoralla. Tiimin esimiehen näkökulmasta toimintatavoissa muuttuu tällä hetkellä todella paljon. Muutokset vaikuttavat kaikkien tehtäviin ja päivittäiseen työhön”, kertoo Espoon kaupungin tietoliikennepäällikkö Olli-Matti Kärkkäinen.
Tietoliikenneverkon uudistuksen myötä Espoo halusi keskittää palveluita ja laajentaa tietoliikennesolmuihin käytettävissä olevia ratkaisuja.
Espoossa verkko nähdään mahdollistajana, ei pullonkaulana.
”Meille tärkeä tavoite on seurata tulevaisuudessa paremmin, miten verkko suoriutuu ja miten sen toimivuus näkyy kuntalaisille. Siksi halusimme saada erityisesti laatuun monenlaista mittausta – ei vain laitteiden saatavuudesta, vaan myös käyttökokemuksesta. Jatkossa onkin kiinnostavaa nähdä, miten paljon pystymme etukäteen korjaamaan asioita ennen kuin asiakkaat ottavat yhteyttä meihin”, sanoo Espoon kaupungin it-päällikkö Pauli Sinivuori.
Espoossa on aina ajateltu verkkoa mahdollistajana, ei pullonkaulana. Nyt kehitteillä olevien prosessien kerrotaan tuovan ennen kaikkea johdonmukaisuutta tekemiseen.
”Digitalisaation keskeinen määritelmä on toimintamallien muuttuminen. Uudistuksilla haluamme tuoda enemmän läpinäkyvyyttä ja ripeyttä toimintaan,” sanoo Kärkkäinen.
Kunnianhimoinen hanke edellyttää kunnon pohjatöitä
Vanha sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” osoittautui todeksi myös Espoossa. Ensimmäisen näkemyksen muodostaminen, kunnon dokumentointi ja sen peilaaminen eteenpäin oli onnistumisen kannalta kriittistä.
”Teimme paljon pohjatöitä jo ennen tietoliikennepalveluiden kilpailutusta ja niiden varsinaista käyttöönottoa. Hyvien valmisteluiden ansiosta olemme pystyneet viemään projektia kunnialla maalia kohti, eikä vielä ole tullut vastaan mitään sellaista, mitä ei olisi taklattu”, sanoo Sinivuori.
Neuvottelumenettely helpotti yhteisymmärryksen syntymistä.
Espoolaisten mukaan tärkein oppi tähän mennessä onkin ollut suunnitelmallisuus. Mitä tavoitteellisempi hanke, sitä paremmin täytyy hoitaa pohjatyöt ja tarvemäärittelyt. Tällöin myös palveluiden toimittaja kykenee vastaamaan tilaajan odotuksiin.
”Jo kilpailutusprosessissa yhteisymmärryksen syntymistä helpotti neuvottelumenettely, jossa tietoa jaettiin kumpaankin suuntaan. Jotta yhteistyö toimii kautta linjan, on tärkeää kuvata hyvin kaikki vastuut. Meillä lukee palvelukäsikirjassa, mitä sopimukseen kuuluu ja miten se tehdään. Tällöin kumpikin osapuoli ymmärtää, mitä ollaan tekemässä ja mitä putkesta pitää tulla ulos, jolloin odotusarvoissa ei ole ristiriitaa”, sanoo Kärkkäinen.
Palveluloikka vaatii näkemystä
Espoon toimintaympäristö on Suomen mittakaavassa harvinaisen iso, sillä yhtä suurta skaalaa ei löydy edes yrityskentältä. Vastaavan mittakaavan palveluloikka ei onnistuisi ilman kunnon näkemystä.
”Meidän kohdallamme kyse on massojen hallinnasta, jolloin toimintamallit ja dokumentaatiot ovat erityisen tärkeitä. Samalla on pakko mennä kohti tiettyä automaatiota. Sosiaali- ja terveyspalveluiden siirtyminen hyvinvointialueelle vaatii meitä tekemään asioita merkittävästi tehokkaammin. Siksi olemme aktiivisia ja mietimme asioita tulevaisuutta silmällä pitäen”, sanoo Kärkkäinen.
Koko projekti valmistuu joulukuussa 2021, jolloin on edessä uusien palveluiden käyttöönotto. Sen jälkeen on aika aistia, miten kaikki lähtee liikkeelle.
Kehityssalkku on pullollaan jatkohankeideoita.
”Alkuun on todennäköisesti opettelua puolin ja toisin. Tarvitaan varmasti ohjeita, prosessien ja toimintatapojen viilaamista. Konkreettisia tuloksia nähdään keväällä”, sanoo Sinivuori.
Projektin valmistuminen tulee osaltaan vapauttamaan resursseja jatkohankkeisiin. Kehityssalkussa kerrotaan olevan paljon erilaisia otsikoita.
”Mitään ei ole hakattu sementtiin. Teemme paljon kehitystä jatkuvasti. Tavoitteena on digitalisoitua tulevaisuudessakin ja ennen kaikkea luoda paremmat puitteet digitalisoitumiseen”, kiteyttää Sinivuori.
Lue lisää: Espoon kaupunki uudisti yhteydet – Parempi tietoliikenneverkko ja huikea palveluloikka
