Moni on nyt ainakin puoliksi pakotettuna etätyössä tai -koulussa, mutta voisiko etäilystä tulla vakiintuneempi käytäntö myös tulevaisuudessa? Voisiko yrittäjä tehostaa omaa työtään ottamalla parhaat toimintatavat mukaan myös poikkeustilanteen jälkeiseen arkeen?
”Nyt kun monilla työpaikoilla on alettu tehdä töitä etätyön mahdollistavalla mallilla, on hyvä hetki yleisestikin arvioida, miten töitä tehdään jatkossa tilanteen taas normalisoituessa. Uskon, että nyt kokeiltavista uusista toimintamalleista otetaan mukaan hyviä käytäntöjä myös tulevaan työhön”, sanoo DNA:n yritysliiketoiminnan kehityspäällikkö Tuomas Järvinen.
Nyt kannattaa opetella tärkeimpien etätyövälineiden hallinta hyvin, jotta asiat sujuvat tulevaisuudessakin mutkattomasti.
Etätyökäytännöt voivat tuoda mukaan monenlaisia muutoksia työn tekemisen tapoihin. Kun on totuttu videoneuvotteluihin, halutaanko enää matkustaa erikseen palavereihin kotimaassa tai ulkomailla? Kun dokumentteja on totuttu muokkaamaan yhdessä verkossa, halutaanko koskaan enää palata sähköpostirumbaan? Huomataanko, että hiljainen tieto välittyy videoneuvotteluympäristössä yhtä hyvin kuin toimiston kahvihuoneessa?
Seuraavaksi käymme läpi kolme asiaa, jotka etätyö haastaa perinteisissä toimintamalleissa, sekä katsauksen välineisiin, jotka mahdollistavat uudet tavat tehdä työtä:
Ryhmätyö. Verkkotyökalut sopivat luontaisesti erinomaisesti yhteistyön tekemiseen. Erilaiset keskusteluohjelmistot, kuten Teams ja Slack, mahdollistavat nopean ajatustenvaihdon ja tiedon välittämisen. Keskusteluryhmissä tieto saavuttaa helposti useamman ihmisen kerrallaan, ja aktiivisessa käytössä myös hiljainen tieto välittyy. Monessa työkalussa käyttäjä voi myös asettaa itselleen statuksen, josta näkee nopealla vilkaisulla, onko työkaveri juuri nyt vapaa vai kokouksessa.
Verkkotapaamiset. Etäneuvottelut saattavat muuttaa käyttäytymistämme enemmän kuin vielä arvaammekaan. Monenkin osallistujan kokoukset hoituvat jo helposti videoyhteyden välityksellä Micosoft Teamsissa, Google Hangoutsissa tai Zoomissa. Verkkotapaamisia voidaan käyttää myös tiimien yhteishengen ylläpitämiseen silloin, kun kaikki eivät voi olla samoissa tiloissa. Ylimääräisen matkustamisen väheneminen ei sekään ole huono juttu.
Tehokas pilvipalvelujen hyödyntäminen. Viimeistään nyt joudutaan kunnolla pohtimaan, miten pilvipalveluita hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti. On paljon parempi muokata tarjousasiakirjaa yhdessä ja samassa paikassa sen sijaan, että eri tiedostoversioita lähetellään sähköpostilla edes takaisin.
Virheiden mahdollisuus vähenee, ja sekä editoinnit että hyväksymiset hoituvat tehokkaasti. Tietoturva paranee, kun pilvisovellukset ovat aina automaattisesti ajan tasalla eivätkä sopimukset ja asiakasrekisteri majaile ainoastaan toimitusjohtajan läppärillä. Tunnetuimpia ja kattavimpia pilviympäristöjä toimistotyöhön ovat Microsoft 365 ja Google Docs.
Meiltä löydät välineet, yhteydet ja vinkit mutkattomaan etätyöhön.
Lue lisää
