Ajanhallinnan asiantuntijan vinkit sähköpostin käyttöön

Sähköpostien hallintaan löytyy yksinkertaisia keinoja, joilla voit helpottaa sekä omaa että työkavereiden sähköpostikaaosta. Katso vinkit, jotka helpottavat sähköpostitulvan keskellä.

Sähköposti on kätevä viestintäväline, mutta Inboxiin tulvivat viestit häiritsevät usein keskittymistä ja niiden läpikäyntiin vierähtää kohtuuttoman iso osa työpäivästä.

Sähköpostin hallintaan on kuitenkin olemassa tehokkaita keinoja, vakuuttaa tutkimus- ja koulutusyritys Filosofian Akatemian valmentaja Villiam Virkkunen.

Ensimmäiseksi hän neuvoo kytkemään tietokoneesta pois toiminnon, joka ilmoittaa ruudulla tai äänimerkillä uudesta viestistä. ”Ilmoitus uuden viestin saapumisesta katkaisee ajatuksen ja häiritsee keskittymistä meneillään olevaan työtehtävään”, Virkkunen sanoo.

Lukeminen pari kertaa päivässä riittää

Seuraavaksi Virkkunen suosittelee tekemään päätöksen, miten jaksottaa sähköpostien lukeminen työpäivän aikana. Harvalla on sellainen työnkuva, jossa on oltava jatkuvasti sähköpostin tavoitettavissa. ”Joissakin työtehtävissä sähköposti on hyvä lukea tunnin välein, mutta monissa töissä 2–3 kertaa päivässä riittää mainiosti.”

Virkkunen painottaa, että sähköpostien lukemisen rajaaminen määrättyyn aikaan parantaa työtehoa. Myös vapaa-ajalla viestien lukeminen vain tiettynä aikana on hyvä tapa.
”Moni haluaa lukea työsähköpostejaan myös lomalla, mutta jatkuva vilkuilu häiritsee lomailua.”

Viestien lukeminen kannattaa tehdä tehokkaasti. Tehokkuutta lisää, jos postin lukemiselle asettaa aikarajan, vaikkapa tunti päivässä. Virkkusen mielestä kunkin viestin kohdalla on syytä tehdä heti selkeä päätös, miten viestiin reagoidaan. Samaan viestiin ei kannata palata moneen kertaan.

Selkeä viesti auttaa lukijaa

Sähköpostin käyttäjä voi säästää koko työyhteisön ja yhteistyökumppaneiden aikaa ja hermoja miettimällä tarkasti lähettämänsä viestin rakenteen. Vastaanottajaa helpottaa suuresti, jos heti otsikosta käy selkeästi ilmi viestin aihe. Keskeinen sanottava on syytä tiivistää heti tekstikentän alkuun. ”Mitä pidempi viesti, sitä heikommin vastaanottajat sen lukevat.”

Viestiä voi selkeyttää korostamalla tärkeimmät pointit vaikkapa ranskalaisilla viivoilla.
Vastaanottajalle on myös tärkeää nähdä heti, edellyttääkö viesti häneltä toimenpiteitä vai onko se vain tarkoitettu tiedoksi. ”Tässä esimerkiksi lyhenteiden FYA (for your action) ja FYI (for your information) laittaminen heti otsikkoon tai viestin alkuun auttaa paljon.”

Puhelinsoitto sähköpostin sijaan

Työyhteisönsä sähköpostien määrää voi rajoittaa myös miettimällä tarkasti, kenelle viestin lähettää tiedoksi cc:nä. Kaikkea ei kannata laittaa tiedoksi kaikille. ”Cc:n käyttämisessä on syytä olla todella tarkka. Viestittelyssä voi käydä ensin valmistelevan kierroksen harvemman joukon kanssa ja lähettää vasta lopputulos tiedoksi laajemmille piireille.”

Sekin on hyvä muistaa, että sähköposti ei ole aina paras viestintäkanava. Jos asia on monimutkainen ja edellyttää laajaa ajatusten vaihtoa tai neuvottelua, silloin soitto tai kasvotusten tapaaminen on paras vaihtoehto.