Hyvä ei synny yksittäisistä onnenkantamoisista, vaan pitkäjänteisestä ja tavoitteellisesta tekemisestä. Väitän, että tällaisen tekemisen taustalla on kolme tärkeää kokonaisuutta, joita voisi kutsua vaikka johtamisen kolmeksi T:ksi. Nämä T:t ovat Tiimi, Tarina ja Tekemisen tapa. Olen aiemmin kirjoittanut Tiimistä ja Tarinasta. Nyt on vuorossa Tekemisen tapa, joka on kolmikosta se, joka loppujen lopuksi erottaa pelkän PowerPoint-puheen oikeasta tekemisestä.
Alkuun on hyvä ymmärtää mitä eroa on tehtaalla ja ihmistä muodostuvalla organisaatiolla. Tehtaaseen tuodaan raaka-ainetta, jota työstetään peräkkäisissä työvaiheissa ja lopputuloksena on valmis tuote. Tekeminen tehtaassa on osiensa summa. Jos tuotetta tarvitaan lisää, niin kasvatetaan raaka-aineen määrää. Jos jokin työvaihe muodostuu kapeikoksi, voidaan huomio suunnata sen kehittämiseen joko investoimalla lisää tai tehostamalla tekemistä.
Ihmistä muodostuva organisaatio puolestaan on kokonaisuus, enemmän kuin osiensa summa. Tekemisen vaiheet eivät ole irrallisia, vaan muodostavat monimutkaisesti kytkeytyneen kokonaisuuden. Kytköksissä on viivettä ja epälineaarisuutta, joiden johdosta erilaisten muutosten vaikutukset eivät näy heti, vaan vasta pidemmän ajan kuluttua. Tai joiden takia se, mikä eilen näytti tuovan hyvää, ei tänään ole enää mitään vaikutusta.
Tekemisen tavan juuret ovat syvällä tehdasajattelussa, jossa paras tulos saavutetaan osakokonaisuuksia erikseen johtamalla. Tavoitteiden toteutuminen varmistetaan hyvällä suunnittelulla, joka toteutetaan vaiheittain eri puolilla organisaatiota. Kun tätä ajattelua toteutetaan elävässä, monimutkaisessa maailmassa, saadaan aikaan paljon erilaista tekemistä eri puolilla organisaatiota. Ongelma on se, että uskomattoman iso osa tästä tekemisestä on turhaa. Tekeminen koostuu asioista, joita ei koskaan saada maaliin, jotka tuottavat aivan muita tuloksia kuin oletettiin tai jotka eivät missään kohdin vastaa käyttäjän niille ajattelemaa tarkoitusta.
Väitän että tarvitsemme työpaikoilla erilaista tekemisen tapaa, jotta tiimi voisi toteuttaa innostavaa tarinaa silmät loistaen.
Vähennä turhaa tekemistä
Miten turhaa tekemistä voidaan siten vähentää? Monimutkaisessa ja sotkuisessa maailmassa et voi millään suunnitella etukäteen kaikkea, mitä tavoitteen toteuttamiseen vaaditaan. Tällöin on tärkeää, että lähdet liikkeelle jostain. Sen sijaan, että suunnittelet ja hinkkaat, kunnes kaikki on tekemistä vaille valmista, niin tee jotain saman tien ja testaa sitä tosielämässä. Ei haittaa, vaikka tuote ei ole vielä valmis. Tärkeää on, että saat kasaan jotain, mitä pääset kokeilemaan yhdessä asiakkaan kanssa. Yhdessä kokeilun jälkeen pääset seuraavan version pariin, mutta nyt sinulla mukana jotain erittäin arvokasta: oppi siitä, miten asiakas näki ensimmäisen version. Kun etenet askel kerrallaan, sinulla on erittäin hyvä mahdollisuus välttää turha tekeminen ja onnistua rakentamaan jotain, mikä luo arvoa asiakkaalle, eikä ole vain pääkonttorin väestä tärkeää.
Monimutkaisessa ja sotkuisessa maailmassa et voi millään suunnitella etukäteen kaikkea.
Tällaisen “testaa ja tuunaa” -tekemisen taustalla pitää olla kirkas ajatus tarinasta, eli innostavasta, tunteita herättävästä ja selkeästi kuvatusta tavoitteesta, jota kohti olet matkalla. Tämä ei ole asia, jota voit kysyä asiakkaalta, sillä hän ei sitä tiedä. Tarina täytyy myös pystyä muotoilemaan väitteeksi tai mittariksi. Kokeileva tekeminen ilman mittaamista ja suuntaa on häröilyä, joka johtaa pahimmillaan siihen, että tuomme kerta toisensa jälkeen ulos puolivalmista tavaraa. Silloin emme opi, vaan ajaudumme kauemmaksi tavoitteestamme. On siis äärimmäisen tärkeää, että onnistumisen mittarit ovat selkeitä ja tekemistä tarkastetaan jatkuvasti suuntaa säätäen.
Tällainen tekeminen liitetään usein järjestelmien kehittämiseen, mutta väitän, että se toimii hyvin kaikkeen ihmisistä koostuvan organisaation tekemiseen – oli kyseessä sitten sisäisen toimintamallin käyttöönotto, tuotteet lanseeraus, uusi markkinointikonsepti tai myynnin malli.
Keskity hoitamaan yksi asia kerrallaan
Saat enemmän aikaan ja paremmalla laadulla, jos keskityt tekemään yhden asian kerrallaan. Tätä yksinkertaista ja aukottomasti todistettua ajatusta on äärimmäisen vaikea noudattaa. Enemmän kun vain tuntuu olevan enemmän.
Työpaikkoja vaivaa sama harha: ajatellaan että kyllä tässä nyt on niin paljon porukkaa, että meidän täytyy pystyä tekemään myös tämä ja tämä. Usein vielä niin, että eri puolilla organisaatiota keskitytään eri asioihin. Tyypillisestä tämä näkyy niin, että työstetään samaan aikaa kymmeniä löyhästi toisiinsa linkittyneitä hankkeita eri puolilla organisaatiota. Ajattelu pitää kääntää päälaelleen: tehdään mieluummin yhtä asiaa niin, että se saadaan mahdollisimman nopeasti asiakkaan käyttöön.
Saamme oikeasti enemmän aikaan, kun porukkaa keskittyy saamaan yhden asian valmiiksi. Tämä siis täysin riippumatta siitä, mikä kuulostaa yksittäisen organisaatiosiilon kannalta järkevältä tai tehokkaalta. Tekemistä kannattaa optimoida kokonaisuuden näkökulmasta, ei yksittäisten tekemisten näkökulmasta. Erityisen paljon tämä vaatii organisaation johtamiselta: on pystyttävä tekemään valintoja, joihin kaikki suoraselkäisesti sitoutuvat. Samalla täytyy kyetä pitämään koko organisaatio tietoisina siitä, mihin asiaan tulee juuri nyt yhdessä keskittyä.
Nopeutta kellotaajuutta kasvattamalla
Jos pystyt toteuttamaan tarinaasi koko organisaation voimin, pienin askelin ja asiakkaan kanssa jatkuvasti uutta oppien, ratkaisee menestyksen lopulta se, kuinka nopeasti näitä pieniä askeleita otat. Askelten nopeutta voisi kutsua kellotaajuudeksi, joka määrittää kuinka nopeasti saat asioita aikaan.
Asioiden laittaminen järjestykseen parantaa kellotaajuutta. Kaikkea ei voi tehdä nopeasti, joten on tärkeä pystyä yhdessä sopimaan, mitä priorisoidaan. Tällöin kysymys kuuluu, mitä tärkeiksi nostetuille asioille tapahtuu huomiseen mennessä ja entä seuraavalla viikolla. Olennaista ei siis ole se, mitä kaikkea aiomme tehdä seuraavien kuukausien aikana. Priorisoinnissa pitää ottaa kantaa myös siihen, minkä asioiden edistämiseen voimme palata myöhemmin, tai mikä pitäisi lopettaa kokonaan.
Kellotaajuutta parantaa hyvä päätöksenteon kulttuuri.
Kellotaajuutta parantaa hyvä päätöksenteon kulttuuri. Kun yhteinen tarina on ymmärretty laajasti, pystytään päätökset tekemään lähellä tekemistä, eivätkä asiat valu johdon pöydälle yksi kerrallaan. Hyvä johtamisjärjestelmä tarjoaa yksittäiselle ihmiselle selkänojaa, kun hän ei enää pysty asiaa itse edistämään. Silloin on tärkeää, että päätökset tehdään nopeasti, kaikki asian kannalta tärkeät tahot ovat edustettuina ja he myös sitoutuvat päätökseen. Näin vältetään pallottelu luukulta toiselle.
Tarve nostaa kellotaajuutta asettaa painetta työkaluille ja palaverikulttuurille. Jos haluat saada jotain hoidettua isomman porukan kanssa huomiseen mennessä, niin voit saman tien unohtaa sähköpostin työkaluna. Myös viikko- tai kuukausipalaverit ovat huono tapa edistää asioita nopeasti – etenkin jos nämä on vielä rakennettu organisaatio siiloja noudattaen.
Pitkäjänteinen ja tavoitteellinen tekeminen
Lopuksi palaan alkuperäiseen väittämään: hyvä ei synny yksittäisistä onnenkantamoisista, vaan pitkäjänteisestä ja tavoitteellisesta tekemisestä. Uskon että paras lopputulema saavutetaan, kun pyrimme joka päivä olemaan parempia versioita itsestämme. Näin menemme askel askeleelta oikeaan suuntaan. Kun nämä askeleet kasvattavat korkoa korolle, niin huomaamme pian ottaneemme huiman hypyn, oli kyse sitten tiimistä, tarinasta tai tekemisen tavasta.
Tämä on äärimmäisen innostava ajatus!
