Toimistojen tulevaisuus on sumun peitossa, kun moni meistä tietotyöläisistä on jo pidemmän aikaa tehnyt töitä pääasiassa kotoa käsin. Monille yrityksille toimistoista on tullut väliaikainen riippakivi. Kulut eivät jousta, käyttöasteet ovat olemattomat ja kassavirrassa haasteita. Onko toimistoilla enää tulevaisuutta?
Kuten niin monia muitakin asioita, pitää tätäkin asiaa mielestäni lähestyä asiakkaan näkökulmasta. Pyrimme nimittäin DNA:lla tarjoamaan asiakkaillemme kaikki palvelumme kaikissa kanavissa. Asiakas saa päättää haluaako hän asioida myymälässä, netissä tai vaikka soittaa meille. Ja ehkä aloittaa asioinnin netissä, mutta jatkaakin sitä myymälässä. Homman pitää sujua kaikissa kanavissa kuin tanssi. Helppoa se ei ole, emmekä vielä joka kerta onnistu, mutta tämä on aina lähtökohta.
Sama periaate on viimeistään nyt otettava mukaan myös työympäristösuunnitteluun. Meidän tulee lähtökohtaisesti pystyä tekemään tietotyötä täysin kanavariippumattomasti. Kaikki työtehtävät ja asioinnit tulisi onnistua kaikissa kanavissa ja kaikilla työvälineillämme –, aina yhtä vaivattomasti. Ehkä vietän aamupäivän toimistolla, mutta iltapäivän työt ovatkin kannaltani mutkattominta tehdä kotoa käsin. Työmatkallakin junassa saan osaa työtehtävistäni edistettyä –, totta kai tietoturva tarkasti huomioiden.
Henkilöstön tulee itse saada päättää työn tekemisen aika ja paikka.
Kanavariippumaton työympäristö taipuu tarvittaessa vaikka täyteen etätyömalliin, jos turvallisuutemme niin vaatii. Tilanteen muuttuessa pystymme jälleen siirtymään mutkattomasti toimistoille sen verran kuin tehtäviemme kannalta on järkevintä. Henkilöstön tulee itse saada päättää työn tekemisen aika ja paikka, eikä tehdä sitä esimerkiksi työvälineiden tai -prosessien pakottamana.
Korona pisti silottamaan kuoppia tiessä
DNA:lla on ollut monissa työtehtävissä hyvin edistyksellinen etätyömalli jo vuodesta 2012. Henkilöstö on saanut pääasiassa itse päättää työnteon paikan. Mutta koronan aiheuttama poikkeustilanne toi esille monia pinnan alla piileviä suunnitteluvirheitä, joita emme olleet aiemmin korjanneet. Tilanteita, joita varten toimistolle oli tultava, vaikka se ei ollut välttämättä henkilön kannalta sinä päivänä paras ratkaisu. Esimerkiksi toimittajasopimukset allekirjoitettiin vielä pitkälti paperisena ennen maaliskuuta ja nyt olemme siirtyneet sähköisiin allekirjoituksiin.
Vastaavia prosessien viilauksia on tehty ympäri DNA:ta keväästä alkaen valtava määrä. Olemmekin vasta nyt tilanteessa, jossa toimistolle ei tarvitse tulla tuollaisten syiden takia, vaan sinne tullaan silloin, kun se henkilön työn tekemisen kannalta on mielekkäintä. Tätä digiloikkaa ei olisi tässä ajassa tapahtunut ilman koronakriisiä.
Mutta palaan alkuperäiseen kysymykseeni: Jos kerran iso osa prosesseista on viilattu digikuntoon, niin tarvitsemmeko enää toimistoja? Kyllä. Nähdäkseni toimistoilla on itse asiassa valoisa tulevaisuus.
"Olisiko rippikoulu Teamsissa ikimuistoinen?"
Nämä poikkeusolot ovat osoittaneet toimistolla tapahtuvien kohtaamisten tarpeen ja voiman. Teams-kohtaaminen ei ole yhtä vaivaton ja vivahteikas kuin normaali fyysinen tapaaminen. Osa työasioistamme vain sujuu luontevammin toimistolla. Lisäksi meillä on luontainen tarve vaihtaa välillä muitakin kuulumisia kuin pelkät työasiat, ja nähdä muitakin työkavereita kuin niitä, joiden kanssa on työpäiväksi sovittu tapaamiset.
Fyysisellä kohtaamisella on muutenkin suuri merkitys. Muistan itse vieläkin rippileirini jostain viime vuosituhannelta. Se oli ensimmäinen pitkä poissaolo kotoa ja ehkä tietynlainen kasvuriittikin. Olisiko rippikoulu Teamsissa vastaavasti ikimuistoinen? Niinpä –, ehkä ikimuistoinen, mutta ei hyvällä tavalla. Tuo kokemus ei varmasti olisi ollut yhtä hieno etäyhteyden kautta, vaikka asiat olisi varmasti saatu kurottua kasaan.
Toimistolle kaivataan ja sitä osataan nyt vasta toden teolla arvostaa. Toimiston vetovoimaa ei uhkaa se, että emme enää ikinä pakottaisi sinne ketään. Nyt on kuitenkin aiempaakin tärkeämpää, että toimitilat suunnitellaan asiakaslähtöisesti – eli yhdessä niitä käyttävän henkilöstön kanssa –, jotta ne eivät jää käyttämättä.
