Joillekin tietotyöläisille siirtyminen jatkuvampaan etätyöhön on sujunut kivuttomasti, varsinkin jos on jo aiemmin tottunut tekemään töitä myös kotoa käsin. Toiset taas ovat saattaneet joutua ottamaan suuremman hypyn tuntemattomaan. Etätyön selviytymispakin tärkeimpiin työvälineisiin kuuluvat työnteon käytännöt, tietoturva sekä kaikkea tätä tukeva infrastruktuuri.
DNA:n siirtoverkoista vastaavalle johtajalle Mikko Kannistolle tilanne on tuttu. Yritys on siirtynyt koronapandemian aiheuttaman tilanteen aikana joustavasti kattavaan etätyömalliin.
”Meille tilanne oli ehkä monia muita yrityksiä helpompi, koska DNA:n mutkattoman työn malli on jo aiemminkin sallinut laajasti työn tekemisen siellä missä se parhaiten onnistuu. Itse asiassa etätyön suosio on kannustanut meitä tekemään myös toimitiloista niin viihtyisiä, että ihmiset haluavat välillä tulla myös sinne tekemään yhteistyötä ja jakamaan hiljaista tietoa”, Kannisto sanoo.
Vaikka laajamittainen etätyöhön siirtyminen on ennen kaikkea suuri ajattelutavan ja toimintatapojen muutos, myös infrastruktuurin täytyy olla ajan tasalla. Tässäkin valmistautuminen ja ennakkoon tehty työ kantavat hedelmää.
Mitä paremmin jo suunnitteluvaiheessa on otettu huomioon paikasta riippumaton työ, sitä paremmin verkkoratkaisut myös selviävät koronan kaltaisista kriisitilanteista.
”Jos esimerkiksi yritys käyttää kattavasti pilvipalveluja ja sen tärkeimmät resurssit ja sovellukset ovat jo valmiiksi internetissä, siirtyminen etätyöhön on tekniikan osalta suhteellisen helppoa. Enemmän joudutaan silloin miettimään tietoturvaa, kuten vaikkapa sitä, että työasioita tehdään vain työhön tarkoitetulla ja tietoturvallisella koneella”, Mikko Kannisto toteaa.
Perinteiset yrityksen omilla palvelimilla toteutetut verkot voivat puolestaan olla kovilla uudessa tilanteessa. Etäyhteydet ovat saattaneet kestää sen, että muutama työntekijä silloin tällöin on käynyt katsomassa sähköpostit kesämökin laiturilta käsin, mutta verkon puutteet käyvät pian ilmi, kun kymmenet tai sadat työntekijät joutuvat tekemään kaiken työn verkon kautta.
Monessa yrityksessä on jouduttu siirtymään etätyöhön niin nopeasti, että konepellin alla on vielä paljon tekemistä.
”Paljon uutta pohdittavaa tulee varsinkin silloin, jos yritys ei ole vielä siirtynyt pilviaikaan ja sen resurssit ovat omalla palvelimella. Tällöin on todennäköisesti – tai ainakin pitäisi olla – käytössä turvalliset yhteydet takaava VPN-ratkaisu. Kapasiteetti ei sitten enää välttämättä riitä, kun yhtäkkiä entistä useampi ihminen pyrkii samaan aikaan palvelimelle. Voi myös olla, että VPN-lisenssejä hankittaessa ei ole ajateltukaan, että jokainen yrityksen työntekijä tarvitsisi sellaisen”, Kannisto sanoo.
Etätyö on tullut jäädäkseen
Ihmisten luovuus usein kukoistaa hankalissa tilanteissa, ja moni yritys on saattanut tulla jotenkuten toimeen erilaisten viritelmien ja tilapäisratkaisujen avulla. Kannisto muistuttaa, että ei pidä kuitenkaan tuudittautua siihen, että kun kriisi on ohi, niin palattaisiin takaisin vanhaan tuttuun tapaan tehdä töitä.
Vaikka verkko olisi saatu toimimaan siedettävästi purkkavirityksillä, kannattaa katsoa avoimin kortein koko verkkoarkkitehtuurin tilanne. Parhaimmillaan tai pahimmillaan huomataan, että koko infra pitäisi pistää uusiksi.
”Nyt kun monessa paikassa henkiset esteet etätyön tekemiselle ovat poistuneet, on hyvä hetki katsoa myös, miten yrityksen verkkoinfrastruktuuri tukisi paikasta riippumatonta työtä parhaalla mahdollisella tavalla. Voidaan vaikka huomata, että kymmenen vuotta sitten kokoon pakerrettu paikallinen verkkoympäristö olisi korkea aika päivittää modernimpaan versioon”.
Pohdittavaksi voi tulla, halutaanko esimerkiksi pitäytyä perinteisessä on-premises-mallissa vai siirtyä laajemmin julkiseen pilveen. Tai olisiko niin sanottu yksityinen pilvi hyvä vaihtoehto? Entä onko yrityksen tarvitsemia sovelluksia saatavana SaaS-palveluna pilvestä? Tarvitsevatko alihankkijat pääsyä yrityksen resursseihin?
Valintojen suossa monelle yritykselle voi olla järkevää luotetun kumppanin ottaminen mukaan pohtimaan tulevaisuutta. Verkon muutokset ovat joka tapauksessa pitkä prosessi, ja usein joudutaan pitämään yllä rinnakkain sekä vanhempaa että uudempaa teknologiaa, ennen kuin verkon toiminnot saadaan modernisoitua.
”Joka tapauksessa nyt kannattaa katsoa rohkeasti tulevaisuuteen ja tehdä päätöksiä sen mukaan. Enää ei kuitenkaan ole paluuta aikaan, jossa kaikki tekevät työtä konttorilla viitenä päivänä viikossa. Jos yritys ei tarjoa vahvaa ympäristöä etätyöhön, parhaat työntekijät menevät muualle ”, Kannisto päättää.
Lue myös: Tietotyöläinen - osaatko johtaa itseäsi?
