Kun liikenne sumppuuntuu Helsingissä, käyvät kaupunkilaiset kuumina somessa. Silloin kaupungin liikenteen asiantuntijoiden kannattaa osallistua vuoropuheluun asiakkaidensa kanssa. Helsingin kaupunki haluaa panostaa digitalisaatioon niin kaupunkilaisten kohtaamisissa kuin uudenlaisten työtapojen rakentamisessa.
Muutoksen tuulet puhaltavat Helsingin kaupungin organisaatiossa, ja se näkyy digitaalisten palveluiden sekä niitä tukevien uudenlaisten työtapojen kehittämisenä.
Yksi esimerkki on kaupungin asukkaiden tietämyksen hyödyntäminen alueen kehittämisessä, kertoo viestintäpäällikkö Heikki Mäntymäki Helsingin kaupunkiympäristön toimialalta.
”Käytössämme on esimerkiksi karttapohjainen kyselytyökalu. Kaupungin asukkaat voivat merkitä kartalle omia havaintojaan, toiveitaan tai näkökulmiaan. Olemme saaneet sillä tavoin kerättyä monissa hankkeissa valtavan määrän dataa, joka on paikkatietopohjaista.”
Digitalisaatio läpäisee paitsi asiakasprosessit myös kaupungin työntekijöiden työtavat. ”Emme tarkkaan vielä tiedä, miten digitalisaatio tulee meidän palvelujamme, tehtäviämme ja toimintaamme muuttamaan. Kyse on siitä, että kehitämme digitalisaation avulla toimintaamme. Digitalisaatio voi myös tuoda uudenlaisia palvelutarpeita esille”, sanoo henkilöstöpäällikkö Anne Lappalainen kaupunkiympäristön toimialalta.
Vuonna 2017 Helsingin kaupunki uudisti johtamisjärjestelmänsä ja organisaationsa. Tuolloin noin 30 virastoa yhdistettiin neljäksi toimialaksi. Kaupunkiympäristön toimialaan yhdistettiin 7 virastoa.
Vanhan organisaation rutiinien rinnalla pitäisi nyt aikaa irrottaa kehittämistyölle. ”Kehittämistyötä ei tehdä nopeilla ratkaisuilla. Siinä täytyy pystyä punnitsemaan erilaisia vaihtoehtoja ja käymään vuoropuhelua sekä meidän ulkoisten asiakkaiden että sisäisten asiakkaiden kanssa”, sanoo Lappalainen.
Somessa on oltava, sillä asiakkaat ovat jo siellä
Asiakaskokemuksen kehittäminen on yksi kaupungin strategisista kärkihankkeista ja sitä tukemassa on ollut ulkopuolisia konsultteja.
”Joudumme tasapainoilemaan. Koko ajan osallisuuden näkökulmasta pitää pohtia, että kuinka paljon se on kasvokkain tapahtuvaa osallistumista, kuinka paljon digitaalista. Tärkeää on tavoitella meidän ja kaupunkilaisten välisen luottamuksen lisäämistä. Haluamme kuulla kaupunkilaisia”, sanoo Heikki Mäntymäki.
”Toisaalta tiedämme, että perinteiset asukastapaamiset saavat helpoimmin liikkeelle vanhemmat ihmiset. Jos haluamme puhutella kiireisiä nuoria aikuisia ja lapsiperheitä, niin se pitää tehdä entistä useammin digitaalisesti.”
Kaupunkilaiset käyttävät aktiivisesti sosiaalisen median alustoja varsinkin silloin, kun jokin asia harmittaa.
”Meidän on pakko olla mukana niissä keskusteluissa, mitä siellä käydään. Se haastaa myös kulttuurin muutokseen. Kuinka paljon kaupungin työntekijät ovat valmiita menemään someen henkilökohtaisilla profiileilla? Vai pitäisikö olla erilliset someprofiilit, joissa ilmoitetaan että nyt toimin työroolissa täällä. Käymme keskusteluja työntekijöiden kanssa, jotta jokainen löytäisi luontevan tavan toimia sosiaalisessa mediassa.”
Kalasataman tuleva monitilatoimisto houkuttelee työntekijöitä
Kaupunkiympäristön toimialan uusi toimitalo valmistuu Kalasatamaan vuonna 2020. Tällä hetkellä monissa toimipisteissä työskentelevät kaupungin työntekijät pääsevät silloin saman katon alle. Vaikka etätyö on arkipäivää myös Helsingin kaupungilla, pidetään myös työpaikalle kokoontumista hedelmällisenä tulosten kannalta.
“Aiemmin monissa organisaatioissa tilankäyttöä suunniteltiin tehokkuusnäkökulmasta käsin ja siten, että ihmiset tekevät paljon töitä myös kotona ja esimerkiksi asiakkaan tiloissa”, sanoo Anne Lappalainen.
”Uusi suunta on nyt se, että haluamme tehdä tiloista niin houkuttelevat, että kaikki haluavat tulla niihin. Näin siellä on kiva tehdä yhdessä töitä ja syntyy kohtaamisia. Kohtaamisista syntyy uusia innovaatioita.”
Miten työelämän uudistuminen ja modernit työskentelytavat näkyvät teidän organisaationne arjessa? Lataa tästä opas, jossa kerromme, millaisilla pelisäännöillä monitoimitiloissa työskentelevän tietotyöläisen arjesta saadaan melkein juhlaa!
Lataa opas 
