Modernit tavat tehdä töitä eivät ole tavoittaneet kaikkia organisaatioita. Ei, vaikka monesti voikin tuntua siltä, että etätyö ja virtuaalipalaverit ovat jo normaaleja käytäntöjä.
”Sen sijaan että siirretään vain palaverit virtuaalisiksi, työtä pitäisi tarkastella monista eri näkökulmista. Onko tarpeen järjestää palavereita kaikista asioista mistä on ollut tapana, vai voisiko useat tehtävät tehdä erillään eri aikoihin”, työelämän muotoilutoimisto Workday Designersin työpäivämuotoilija Aku Varamäki pohtii.
”Erikseen voitaisiin sitten sopia ne, mistä on syytä puhua kasvokkain.”
Kokonaisvaltaisemmalla työn muutoksella Varamäki ajaa takaa asynkronisuutta, eli ei-samanaikaisuutta. Pilvessä olevat virtuaaliset työympäristöt toimivat erinomaisesti tällaiseen tarkoitukseen.
”Monissa organisaatioissa ollaan vasta siirtymässä oman koneen kovalevyllä olevista tiedostoista pilveen, joten muutos ei tapahdu kaikkialla hetkessä. On esimerkiksi tärkeää sopia mitkä kanavat ovat käytössä mihinkin toimintaan ja miten dokumentointi hoidetaan”, Varamäki sanoo.
Työnteko irtautui jo paikasta mutta ei vielä ajasta
Sähköpostit tavoittavat, elleivät huku postilaatikon tulvaan. Lisäksi perätysten toisiaan seuraavat palaverit syövät työtehoa ja aiheuttavat stressiä.
Erilaiset digitaaliset kanavat puolestaan mahdollistavat pikaviestinnän samaan tapaan kollegoiden ja yhteistyökumppaneiden kesken kuin mihin perheen tai kaverien kanssa on totuttu. Kanavia voi luoda teemoittain ja sisällyttää niihin juuri oikeat ihmiset. Näin ne pysyvät loogisissa kokonaisuuksissa ja niihin voi palata, kun itsellä on sopiva hetki tai määräaika lähestyy.
Varamäelle hybridityö tarkoittaa ennen kaikkea paikka- ja aikariippumatonta työtä, joka tapahtuu joskus kotona ja joskus toimistolla. Keskeisintä sille on kuitenkin virtuaalinen työskentely.
”Asynkronisuuden ansiosta työteho kasvaa hurjasti, kun ei tarvitse olla palaverissa aamusta iltaan”, Varamäki sanoo.
DNA:n henkilöstöjohtaja Marko Rissanen kertoo, miten yrityksessä hybridityö kulminoituu kolmeen kohtaan: vapauteen, vastuuteen ja luottamukseen.
“On tärkeää muistaa, että etätyöpäivät eivät ole palkinto, vaan osa tavallista arkea. Toisille arjen ja töiden yhteensovittaminen on helpompaa, kun saa tehdä töitä vaikka kotoa käsin. Toiset taas kaipaavat enemmän toimiston yhteisöllisyyttä”, Rissanen sanoo.
Varamäki kertoo kuulleensa organisaatioista, joissa on tietty määrä päiviä kuukaudessa, jolloin on tultava toimistolle. ”Tämä on taas ajanut jotkut siihen tilanteeseen, että toimistopäiviä tehdään sisään, jotta etätyöpäiviä voi olla enemmän putkessa. Pakottaminen on minusta huono tapa johtaa.”
Etä- ja läsnätyön sopivuudessa eroja
Tutkimuksista tiedetään, että hyvin itseohjautuva työskentelyote toimii paremmin kokeneempien työntekijöiden kohdalla, joilla on jo osaamista ja verkostoja entuudestaan.
”Nuori työntekijä sen sijaan usein hyötyy todella paljon siitä, että voi ihan vain havainnoida kokeneempien työskentelyä ja pyytää neuvoa matalalla kynnyksellä. Oma veikkaukseni on, että lisääntynyt etätyöskentely saattaa olla yksi kuormitustekijä nuorten työntekijöiden työuupumustenkin taustalla”, Varamäki kertoo.
Varamäki vinkkaa myös Työterveyslaitoksen tutkimukseen, jossa on selvitetty etätyön, hybridityön ja monipaikkaisen työn plussia ja miinuksia niin työnantajan kuin työntekijän näkökulmasta.
Työntekijälle kodin ja työpaikan välisistä matkoista säästetty aika on selkeä etu. Samoin osalla työteho kasvaa etänä. Toisaalta työn ja vapaa-ajan raja voi hämärtyä, eikä kaikille sovi fyysisen sosiaalisen kanssakäymisen niukkuus.
”Kotona ei tule pidettyä taukoja välttämättä niin helposti. Etätyön suurimpana haasteena on se, että ihmiset jäävät helposti yksin. Organisaatioiden haasteena onkin nyt pohtia, miten organisaatioiden yhteisöllisyyttä voitaisiin tukea myös virtuaalisissa ympäristöissä”, Varamäki pohtii.
Yhteisöllisyyttä voi rakentaa myös virtuaalisesti
DNA:lla on otettu käyttöön keinoja tukea yhteisöllisyyttä myös virtuaalisesti.
”Esimerkiksi viikoittaiset aamukahvit etänä keräävät tiimit kasaan keskustelemaan muustakin kuin työasioista, olit sitten kotona tai konttorilla. Myös virtuaaliset pakohuonepelit ovat osoittautuneet suosituiksi tiimien keskuudessa.”
Varamäki kehottaa myös ajattelemaan, miten yhteisöllisyys eroaa töiden ja vapaa-ajan kesken. Pikaviestimien kanavat hauskoille asioille, lukuvinkeille tai vaikka reseptien jaolle toimivat työyhteisön liimana, vaikka niiden paikka olisikin virtuaalinen.
”Haasta vanhoja rutiineja ja luo tilalle uusia ja parempia, jotka tukevat yhteisöllisyyttä, työssä onnistumista ja työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia riippumatta siitä, missä työtä tehdään”, Varamäki kannustaa.
Lue lisää: Takkuilevien yhteyksien kautta voittoon – Miten toimiva hybridityö saadaan aikaan?
Artikkeli päivitetty 27.3.2023. Alunperin artikkeli on julkaistu 16.10.2022.
