”Tämäkin kokous olisi voinut olla sähköposti”, ajattelee moni tietotyöläinen palaverin päätteeksi. Toiset taas tuskailevat, kun kokouskutsu ei sisällä agendaa – ja pahimmassa tapauksessa kukaan osallistujista ei ota palaverista vetovastuuta. Hybridityö on tuonut mukanaan joustavuutta, mutta myös kutsuista pullistelevat kalenterit. Millaisin keinoin kokouksia ja niiden käytäntöjä voi parantaa?
Hybridityö on tuonut työelämään lisää joustavuutta. Tarpeen vaatiessa työt voi hoitaa mistä tahansa käsin, kunhan vain nettiyhteys pelittää. Kun suurin osa tietotyöläisistä on tavoitettavissa koneen ääreltä jatkuvasti, on etäkokouksien määrä kääntynyt nousuun.
Etäpalaverien järjestämiseen liittyy monia sudenkuoppia. Monet kokevat, että palavereita on yksinkertaisesti liikaa ja asiat saataisiin etenemään ilman tapaamista. Tämän lisäksi muita ongelmia tuottavat esimerkiksi kokoukset ilman agendaa tai selkeää puheenjohtajaa, palaverityökalujen hyödyntämättä jättäminen, epärelevanttien osallistujien kutsuminen, huono osallistaminen sekä yhteisten palaverikäytäntöjen puute.
Hybridityön johtamiseen ja tekemiseen saa vinkkejä DNA:n hybridityöoppaasta. Mutta millaisin keinoin kokouksista saa entistä antoisampia ja tehokkaampia?
10 vinkkiä tehokkaampiin kokouksiin
1. Valmistaudu etukäteen: Lue mahdolliset kokousmateriaalit ja tee tarvittavat taustatyöt ennen kokousta. Näin voit osallistua aktiivisemmin ja tehokkaammin keskusteluun. Materiaaleihin perehtyminen voi myös aikaansaada oivalluksen, että palaveri on sinulle tarpeeton ja voit kieltäytyä siitä.
2. Luo selkeä tavoite: Aseta kokoukselle selkeä tavoite ja kommunikoi se etukäteen osallistujille. Tämä auttaa pitämään keskustelun fokusoituneena ja tehokkaana. Agendan lisääminen jo palaverikutsuun auttaa osallistujia valmistautumaan etukäteen. Kokouksen koollekutsujan on myös hyvä toimia puheenjohtajana.
3. Pidä kokous lyhyenä: Pyri pitämään kokous lyhyenä ja tehokkaana. Määritä aikaikkuna ja pidä kiinni aikataulusta. Suosi palavereita, jotka kestävät 25 tai 50 minuuttia, jotta osallistujilla jää aikaa siirtymisiin ja taukoihin.
4. Kamera päälle: Aktivoi videokuvayhteys, kun se on mahdollista. Kasvokkain tapaamisen simulointi auttaa osallistujia keskittymään ja lisää vuorovaikutusta.
5. Käytä chat-toimintoa: Hyödynnä chat-toimintoa, joka usein löytyy videokokousalustoilta. Se tarjoaa mahdollisuuden esittää kysymyksiä, antaa kommentteja ja jakaa linkkejä keskustelun aikana.
6. Anna puheenvuoro kaikille: Varmista, että kaikilla osallistujilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun. Osallistujana voit pyytää puheenvuoroa esimerkiksi virtuaalisen käden nostolla.
7. Vältä keskeytyksiä: Pyydä osallistujia välttämään keskeytyksiä ja taustahälyjä. Kannusta heitä myös käyttämään mute-toimintoa taustamelun vähentämiseksi.
8. Käytä visuaalisia apuvälineitä: Hyödynnä visuaalisia apuvälineitä, kuten esitysgrafiikkaa, diaesityksiä tai virtuaalisia whiteboardeja. Ne auttavat pitämään osallistujien mielenkiinnon yllä ja selkeyttävät esitettäviä asioita.
9. Tee seurantaa ja seuraa toimintaa: Kirjaa ylös tärkeitä päätöksiä, tehtäviä ja vastuita kokouksen aikana. Jaa pöytäkirja tai muistiinpanot osallistujille kokouksen jälkeen, jotta tehtävien toteutumista on helpompaa seurata.
10. Työvälineet ja tietoturva kuntoon: Pidä huolta, että kaikilla on pääsy tarvittaviin tiedostoihin ja ryhmiin esimerkiksi Teamsissa. Älä kuitenkaan anna käyttöoikeuksia liian laajasti, vaan vain osallistujia koskeviin materiaaleihin. Vältä kokouksissa koko työpöydän jakoa, sillä sinulle pompsahtelevat viestit eivät kuulu kaikkien silmille. Myös toimisto-ohjelmistojen Wordista PowerPointiin tulisi olla päivitettyinä.
Tökkiikö työskentely? Microsoft 365 -palvelupaketeista voit valita juuri sinun yrityksellesi sopivan kokonaisuuden. Klikkaa ja tutustu!
