Tehtäväsuma kasvaa nopeammin kuin sitä ehtii toisesta päästä purkaa. Työt on pakko hoitaa itse, koska kollegan briiffaaminen veisi joka tapauksessa saman ajan. Loman lähestyminen hirvittää – miten saan kaiken valmiiksi ajoissa, ja millainen kaaos odottaa lomalta palatessa…
Kuulostaako tutulta? Kokeile, olisiko delegointitaidoissasi petrattavaa. Tietokirjailija ja bloggaaja, tehokkaiden työtapojen asiantuntija Sampo Sammalisto vinkkaa, miten opit delegoimaan fiksusti.
1) PYSÄHDY MIETTIMÄÄN. Ota hetki itsellesi ja pohdi, mitkä ovat toimenkuvasi tärkeimmät tehtävät, jotka juuri sinun tulee suorittaa. Teetkö paljon töitä, jotka kannattaisi antaa jonkun toisen tehtäväksi? Aina kun saat tehtävän, käytä muutama minuutti sen miettimiseen, teetkö sen itse vai siirrätkö tehtävän jollekulle toiselle. Epäselvässä tilanteessa keskustele esimiehesi kanssa työnkuvasi pääkohdista.
2) LUONNOSTELE PAPERILLE. Erityisesti ison toimeksiannon valmisteluun kannattaa käyttää aikaa, jotta lopputulos on toivottu, eikä asiaa tarvitse tehdä kahdesti. Kun itse ymmärrät miksi tehtävä pitää tehdä, osaat delegoida sen niin, että toinenkin ymmärtää.
3) ALOITA AJOISSA. Erityisesti loman kynnyksellä työtehtävien delegointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Jos jätät homman viimeiselle työviikolle ennen lomaa, se saattaa aiheuttaa stressiä. Kirjoita jo nyt kalenteriisi muutama hetki, jolloin rauhassa mietit, mihin sinun on varauduttava ennen vapaata. Kenelle ja milloin delegoit tehtävät lomasi aikana, ja miten esität toimeksiannon?
4) LUO YHTEYS. Pyydä toista kasvotusten tekemään haluamasi tehtävä tai soita hänelle. Usein tehtävänannosta herää kysymyksiä. Kommunikointi on tärkeää, jotta tehtävä ymmärretään oikein. Yhteydenotto sähköpostilla voi tuntua tylyltä käskemiseltä ja moni suhtautuu sähköpostinakkeihin penseästi. Käy tehtävä läpi keskustellen ja lähetä briiffi sen jälkeen meilitse. Silloin toinen voi tarvittaessa kysyä lisäkysymyksiä.
5) SELITÄ JA PERUSTELE. Selitä huolellisesti, miksi tehtävä tehdään ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Ymmärrys tehtävän merkityksestä auttaa toista saavuttamaan parhaan lopputuloksen. Voit pyytää häntä omin sanoin kertomaan lyhyesti, miten hän on tehtävän ymmärtänyt. Sopikaa yhdessä työlle realistinen deadline.
6) SOVI TARKISTUSPISTE. Sovi tehtävän suorittajan kanssa, että katsotte yhdessä läpi tuloksia kun työstä on valmiina 10–20 prosenttia. Korjaustarpeet on hyvä huomata aikaisessa vaiheessa eikä vasta sitten, kun kaikki on valmista.
7) ANNA VAPAUTTA. Vältä mikromanagerointia. Jos mahdollista, älä puutu lainkaan toisen suoritustapoihin. Liika päsmäröinti vaikuttaa motivaatioon ja lopputulokseen.
8) MUISTA PALAUTE. Pelkän kiittämisen sijaan anna toiselle myös rakentavaa palautetta. Hyvät ja kohteliaat käytöstavat ovat kommunikaation lähtökohta.
Lähestyvät lomat kannattaa huomioida myös muissa työjärjestelyissä – matkailua unohtamatta. Kurkkaa lomavinkit täältä >
* * *
Artikkeli julkaistu 16.6.2016, päivitetty 19.6.2017
