Sata liittymää, sata laskua? Etätyön yhteysviritykset ovat talouspäällikön murheenkryyni

Koronapandemian alkaessa joutui moni johtaja tekemään nopeita ratkaisuja, jotta henkilöstölle saatiin kelvolliset laitteet ja yhteydet kotitoimistolle. Nyt, kun konttoreilla kahviautomaatit taas surisevat ja etätyön tasapaino alkaa löytyä, on hyvä hetki tarkastella koko yrityksen yhteyksiä kriittisesti.

Pandemiapölyn jo laskeuduttua yritysten yhteyksissä on saattanut paljastua kyseenalaisia viritelmiä. Monesti etätyöläiset ovat esimerkiksi hoitaneet verkkoyhteytensä kuka mitenkin ja ohjanneet laskut suoraan työnantajalle. Toisissa tapauksissa työnantaja on toimittanut kaikille perusmokkulan one-size-fits-all-ajattelulla. Toisinaan on tyydytty kotona olemassa olleeseen nettiin.

Yllättävässä tilanteessa nopeat ratkaisut olivat valttia, mutta niissä piilee myös huonoja puolia:

1. Kuittirumba hyydyttää. Taloushallinnon näkökulmasta kymmenien tai jopa satojen ihmisten puhelinlaskut kuormittavat kirjanpitoa. Jos liittymäkustannukset hoidetaan matkalaskuina, turhautuu talousihmisen lisäksi myös työntekijä. Kun operaattori hoitaa työntekijöiden verkkoyhteydet keskitetysti, voi taloushallinto nauttia yhdestä kätevästä koontilaskusta kerran kuussa, eikä työntekijänkään tarvitse täytellä kulukorvauslomakkeita. Myös tilintarkastaja arvostaa hyvää hallintotapaa.
2. Yhteyksien laatu vaihtelee. Kun internetyhteydet jäävät työntekijän harteille, ei kaikilla välttämättä riitä into selvittää, millä teknologialla olisi saatavissa paras nettiyhteys. Tiimityö tökkii, kun nettinä toimii vaikkapa työpuhelimen hotspot: Teams kaatuilee ja videokuva jumittaa, tiedostot unohtuvat oman koneen uumeniin. Kun henkilökunnan yhteydet hankitaan palveluna, operaattori selvittää osoitelistan avulla kunkin etätyöpisteen parhaiten toimivan yhteysratkaisun. Toiselle sopii 5G-seinämokkula, toisella valokuitu löytyy pihasta.
3. Tietoturva on repaleinen. Etätyöntekijän on sekä päästävä internetiin että yrityksen omaan lähiverkkoon. Erilliset VPN-systeemit tai kotikäyttöön hankittu tietoturvapaketti eivät aina takaa turvallista, ajantasaista ja sujuvaa työntekoa. Kun sekä toimisto että etätyöpisteet punoutuvat samaan järjestelmään, myös tietoturvan hallinnointi helpottuu. Tärkeät päivitykset voi esimerkiksi ajaa keskitetysti kaikkien työntekijöiden puhelimiin ja tietokoneisiin.

Työnteko sujuu, kun kaikilla työntekijöillä niin kotona kuin konttorillakin on riittävän tehokas ja tasalaatuinen yhteys käytössään. Palveluna hoidetut datapalvelut pitävät kirstunvartijan tyytyväisenä, eikä johdonkaan tarvitse tuskailla kinkkisiä teknologia- tai tietoturvakysymyksiä.

Ota yhteyttä, niin kartoitamme yrityksenne tilanteen ja otamme data-asiat hoitoon vaikka saman tien!   

Artikkeli päivitetty 23.5.2023. Alunperin artikkeli on julkaistu 19.4.2022.