PI planning, koulutukset ja johtaminen – yhtäkkiä kaikki sujuu etänä

Muutos normaalista poikkeustilaan tapahtui äkkiä. Ensin oli pieniä merkkejä, ja sitten saapuivatkin jo ohjeet jokapäiväiseen etätyöskentelyyn siirtymisestä.

Mukautimme aiemmat käytännöt uusiksi: siirsimme kumppanitapaamiset, suunnittelutilaisuudet, rekrytointihaastattelut ja koulutukset virtuaalimaailmaan nykyaikaisten ketterää tekemistä tukevien välineiden avulla.

Miten tämä on käytännössä toiminut? Jaan nyt kolme arvokasta kokemusta näiltä viikoilta.

PI Planning hoituu, kun työkaluja kokeilee ennakkoluulottomasti

Olimme sopineet kahden päivän PI Planningin, mikä normaalisti tapahtuisi kasvokkain. Nyt otimme tiimien kommunikointiin monenlaisia välineitä: Teamsin, Skypen, Flowdockin, Confluencen, Jiran ja Miron. Kukin tiimi sopi itse, mitä välineitä käyttää, ja välillä turvauduimme jopa matkapuhelimeen.

Ketterän tekemisen vahvuuksiin kuuluu mielestäni hyvä kommunikointi ja yhdessä tekeminen, eikä mikään oikeasti estä tätä toimintaa etänä työskennellessäkään. Suunnittelusessioissamme vuorovaikutus oli yleisesti ottaen tehokasta ja toimivaa.

Työvälineet olivat useimmille tuttuja, joten niiden käyttö ei aiheuttanut suurempia haasteita. Moni jäi kuitenkin kaipaamaan aitoa ihmiskontaktia, eikä henkilöiden tavoitettavuus suunnittelun aikana aina ollut ihan optimaalista. Onpahan jotain opittavaa jatkoonkin!

Virtuaalikoulutuksissa olennaista on rytmitys

Virtuaalikoulutukseen osallistuin viime viikolla. Tämä ei ollut ensimmäinen virtuaalikoulutukseni, mutta yksi parhaista.

Kouluttaja huomioi osallistujat hyvin muun muassa aktivoimalla meitä kysymyksin useaan otteeseen koulutuksen aikana. Aikataulu piti paremmin kuin vastaavissa lähikoulutuksissa. Toki taukojen aikaiset keskustelut jäivät tässä toteutumatta.

Rytmitys vei asiaa eteenpäin ja osallistujien aktiivisuus ja kokemuksien jakaminen ohjatusti saivat aikaan miellyttävän oppimistilanteen. Tästä koulutuksesta otan jatkoon mukaan tavan, jolla kouluttaja pyysi kertomaan kokemuksistamme ja piti koulutuksen hyvin kasassa – missään välissä kukaan ei puhunut toisen päälle ja kaikki tulivat kuulluiksi.

Johtamisessa täytyy keskittyä jaksamiseen

Vallitseva tilanne on kaikille uusi, ja tiimiesimiehenä tehtäviini kuuluu tietysti tiimiläisteni jaksamisesta huolehtiminen. Normaalien tiimi- ja muiden palaverien lisäksi olemme kalenteroineet ylimääräisiä virtuaalipalavereita, joissa voi puhua asiaa, puhua mistä haluaa tai olla puhumattakin.

Kuulostelen tiimini jäsenten tilannetta parhaani mukaan, ja ohjaan tarvittaessa vaikkapa lopettamaan päivän ajoissa ja lähtemään happihyppelylle. Työvälineeni tilanteen hallintaan ovat varsin yksinkertaiset: läsnäolon parantaminen ja päivän rytmitys.

Coaching- koulutuksen kautta olen ymmärtänyt läsnäolon merkityksen. Läsnäolon, tai pikemminkin todellisen läsnäolon, merkitys korostuu myös työssä tällä hetkellä. Käytännössä toteutan tätä niin, että jätän moniajon sikseen ja keskityn nyt yhteen asiaan kerrallaan – olipa kyseessä iso suunnittelupalaveri tai sparraushetki kollegan kanssa.

Teen aamuisin myös pienen läsnöoloharjoitteen. Näitä löytää vaikka kuinka paljon netistä. Oma suosikkini on Sydänliiton tekemä, joka kestää vain 7 minuuttia.

Onko sitten jotain, mitä tässä erikoisessa tilanteessa ei voi hoitaa etänä?

Olen ekstrovertti, joten kaipaan ihmiskontakteja. Ihan niitä, joissa vaikka istutaan kahvikupin ääressä ja turistaan työn ulkopuolisistakin jutuista. Tähän sain kyllä kollegalta vinkin, että aamukahvit voi pitää myös virtuaalisesti esimerkiksi Teamsissa. Tätä kokeilemme ehdottomasti lähiaikoina!

Kevätaurinko paistaa ja linnut laulavat – tämä antaa energiaa taas seuraavalle päivälle. Tilanne on päällä, mutta tämäkin menee ohi ja me selviämme tästä.

Kaipaatko vinkkejä sujuvaan ja turvalliseen etätyöhön tai siinä tarvittaviin työkaluihin?

Tutustu mutkattoman etätyön sisältöihimme!

Lue lisää