Tee ja johda tuloksellista hybridityötä

Joustavat työskentelytavat parantavat yrityksen palvelua, tehostavat työtä ja motivoivat henkilöstöä.

Kerro, kerro kuvastin, mikä ois työtapa ihanteellisin? Joustavat työskentelytavat parantavat yrityksen palvelua, tehostavat työtä ja motivoivat henkilöstöä. Joustava työ, jota myös hybridityöksi kutsutaan, lisää organisaation resilienssiä erilaisissa poikkeustilanteissa. Luotettava verkko ja toimivat mobiiliratkaisut mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattomat työskentelytavat, mutta myös hybridityön johtamiseen ja pelisääntöihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Sisältö:

Joustava työ ja sen kilpailuedut

Hybridityön johtaminen ja työhyvinvointi

CASE DNA: Mutkatonta hybridityötä

Vinkit hybridityöntekoon

Oikeanlaiset työkalut onnistumisen tukena

Haluatko oppaan sähköpostiisi?

Mikäli haluat palata oppaan pariin myöhemmin, voit ladata sen kätevästi myös sähköpostiisi.
 

Lataa opas

1. Joustava työ takaa jatkuvuuden ja tehostaa työtä

Tänä päivänä olemme kaukana liukuhihna-ajan työtavoista, jotka sitoivat meitä aikaan, paikkaan ja tiettyihin laitteisiin. Nykyään monenlaiset digivälineet älypuhelimista tablettitietokoneisiin mahdollistavat sen, että työntekijöillä on käytössään kuhunkin työtehtävään parhaiten sopivat työkalut paikasta riippumatta.

Esimerkiksi vaatemyyjän on mahdollista tarkistaa tietyn tuotteen varastosaldo nopeasti tabletilta käsin. Huoltomies puolestaan voi kuitata työtilauksia tehdyksi suoraan mobiililaitteelta tai konsultoida tukitiimiä kimurantissa korjaustilanteessa videoyhteyden kautta.

Joustava työ ei siis tarkoita vain etätyömahdollisuutta, vaan digitalisaatio muovaa tapaamme työskennellä myös työpaikoillamme. Oleellista on, että työntekijäkokemus on laitteesta ja sijainnista riippumatta aina sama.

Hybridityö tarkoittaa monipaikkaista työtä, jota tehdään säännöllisesti niin työpaikalla kuin sen ulkopuolella.

Jos työntekijällä ei ole pääsyä yhteisiin tiedostoihin, pilvipalveluihin tai työsähköpostiin toimiston ulkopuolella, jäävät joustavan työn mahdollisuudet hyödyntämättä esimerkiksi työkseen paljon matkustavalta.

Digiajan kilpailussa menestyminen vaatiikin uusien työtapojen omaksumista. Yritys ei enää voi laittaa lappua luukulle toimistoajan päätyttyä, sillä kärsimättömät asiakkaat odottavat entistä nopeampaa palvelua.

Myös henkilöstö arvostaa joustavaa työskentelymahdollisuutta, ja kumppaniverkostot kaipaavat saumattomampaa yhteistyötä. Jotta yrityksen johto voi vastata näihin odotuksiin, sen on mietittävä työntekoa täysin uudesta näkökulmasta. Puutteelliset digitaaliset työkalut voivat nimittäin olla merkittävä pullonkaula kehitykselle.
 

Hybridityöllä kilpailuetuja

Uudet digitaaliset tavat työskennellä tuovat tullessaan liudan kilpailuetuja, joista jokainen organisaatio pääsee halutessaan nauttimaan jo nyt. Älä siis aikaile, vaan poimi joustavan työn kilpailuedut alta.
 

Henkilöstön viihtyvyys paranee.

Työ- ja elinkeinoministeriön Työolobarometrin (2021) mukaan lähes puolet vastanneista teki vuoden aikana etätöitä säännöllisesti. Etätöitä tekevistä yli kahdeksankymmentä prosenttia piti tätä tuottavana työtapana. Etätyö tuo merkittävää joustoa henkilöstölle, mikä puolestaan parantaa viihtyvyyttä. Sähköisten työtilojen ja yhteistyöhön tarkoitettujen työkalujen avulla tiimi voi työskennellä yhdessä sijainnista riippumatta.

Digitalisaatio tuo uusia mahdollisuuksia.

Liiketoimintaprosessien digitalisointi tehostaa toimintaa ja tuo uusia tapoja tuottaa asiakkaalle arvoa. Samalla se muuttaa tapaamme tehdä työtä ja muovaa yritysten ICT-ratkaisuja. Joustavien ja avoimien ympäristöjen hyödyntäminen nopeuttaa digitaalisten prosessien ja työskentelytapojen kehittymistä ja omaksumista.

Asiakaspalvelu paranee.

Asiakas saa entistä henkilökohtaisempaa ja nopeampaa palvelua riippumatta siitä, minkä kanavan kautta hän lähestyy organisaatiota. Tehokkaampi kommunikaatio helpottaa myös asiakaspalvelijan työtä tuoden välittömästi hyötyjä asiakkaalle.

Kumppaniverkoston yhteistyö tehostuu.

Kumppanit ja alihankkijat tuottavat useassa yrityksessä tehtävistä töistä merkittävän osan. Siksi tehokas kommunikaatio kumppaneiden välillä on äärimmäisen tärkeää. Digitaalisten työvälineiden ja pikaviestimien avulla myös kumppaniverkosto on aina tilanteen tasalla.

Innovatiivisuuden edellytykset vahvistuvat.

Kun sekä oman henkilöstön että kumppaneiden kommunikaatio paranee, vahvistuvat edellytykset kehittää uutta. Esimerkiksi Sitran Innovaatioilmaston muutostalkoot -selvityksessä sisäisen kommunikaation parantaminen oli yritysten yleisin resepti innovatiivisuuden kehittämiseksi.

2. Hybridityön johtaminen ja työhyvinvointi

Korona-pandemian myötä etätyöt tulivat tutuiksi niillekin toimistotyöläisille, joita etätyöt eivät ennen olleet koskettaneet. Moni firma oli kyllä kannustanut etänä työskentelyyn jo tätä ennenkin, mutta vain ani harvassa yrityksessä koko henkilöstö oli työskennellyt joka päivä kotoa käsin.

Pandemiatilanteen helpottaessa ja etätyösuosituksen poistuttua moni työyhteisö on totutellut niin kutsuttuun uuteen normaaliin. Moni palaa mielellään takaisin toimistolle, mutta toisille etätyö sopii paremmin kuin perinteinen malli.

Motivoitunut työntekijä sitoutuu työhönsä paremmin

Hybridityön johtaminen, sisältäen perinteisen etätyön sekä työympäristön, jossa osa toimista tapahtuu digitaalisesti, edellyttää vahvaa ja avointa viestimistä. Jotta työntekijät kokevat työnsä merkitykselliseksi, tulee tavoitteet ja päämäärät sopia yhdessä. Kun tavoitteet ovat selkeät ja kaikki tuntevat oman roolinsa niiden saavuttamisessa, sitoutuvat työntekijät työhönsä vahvemmin.

Hybridityössä avainasemassa on vapaus valita. Useimmat haluavat itse määrittää parhaiten itselleen sopivan tavan tehdä työtä. Kun työntekijöille annetaan vapautta, se edellyttää toki myös luottamusta. Työntekijöiden tulee antaa onnistua – he ovat oman alansa asiantuntijoita, jotka osaavat. Mikromanageerauksella ja rajoituksilla aiheutetaan usein enemmän harmia kuin hyötyjä.

Joustavuus on erinomainen valtti myös rekrytoinneissa. Monelle työntekijälle palkka ei ole ainut asia, joka ratkaisee työnhaussa. Työnantajamielikuva on rekrytoinnissa tärkeässä roolissa. Yritys, joka antaa vapauksia työntekijöilleen ja osoittaa luottavansa heidän ammattitaitoonsa, on houkuttelevampi kuin yritys, jossa keskitytään rajoituksiin ja valvontaan.

Palautteen pyytämisellä ja antamisella on tärkeä rooli hybridityössä. Kun kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset ja läsnäolo vähenee, palautteenannon rooli korostuu. Ilmeiden, eleiden ja normaalin kommunikoinnin jäädessä pois, on tärkeää, että työntekijät tuntevat tulleensa kuulluksi.

Hybridityön peruspilarit

  • Yhteiset ja selkeät tavoitteet
  • Vapaus ja luottamus
  • Palautteen pyytäminen ja antaminen

Viisi vinkkiä hybriditiimin johtamiseen

Hybriditiimin johtamisessa tärkeää on yhteisten pelisääntöjen luominen, selkeä vastuunjako ja runsas kommunikaatio. Niistä muodostuu luottamus tiimin kesken niin tiimikavereihin kuin siihen, mitä ollaan yhdessä tekemässä. Hybriditiimi tarvitsee myös itseohjautuvuutta, jotta tiimin jäsenet voivat omatoimisesti priorisoida tekemistään ja varmistaa, että yhteiset tavoitteet tulevat saavutetuiksi.
 

1. Sovi vastuualueet

Hybriditiimissä tehtäviä ei voi jakaa ohimennen toimiston käytävillä. Epäselvä tehtävien ja vastuiden jako voi aiheuttaa epäluottamusta tiimin sisällä. Kun jokainen tiimiläinen tietää, mitä häneltä odotetaan, on helpompaa tehdä töitä ja varmistaa, että omat tehtävät tulevat hoidetuksi.

2. Kommunikoi, kommunikoi ja kommunikoi

Kommunikointi on pääroolissa hybriditiimissä. Tiimin johtajan täytyy varmistaa, että käytössä on jokin sähköinen tapa olla yhteydessä muuhun tiimiin. Sähköposti harvoin riittää sisäisen keskustelun ainoaksi välineeksi, ja siksi katse kannattaa kääntää esimerkiksi Microsoft Teamsiin tai muuhun pikaviestimeen. Hybriditiimissä kommunikoinnin määrä on myös ratkaisevaa. Jokaisen tiimin jäsenen täytyy olla perillä työtehtäviensä kannalta tarpeellisista asioista, jotta työtehtävät hoituvat sujuvasti. Kannattaa myös kiinnittää huomiota, että kaikki tarvittava ja oleellinen tieto kantautuu niin toimistolla kuin etänäkin työskenteleville.

3. Mahdollista itseohjautuva työkulttuuri

Itseohjautuvassa työkulttuurissa työntekijät pystyvät itse määrittelemään miten toteuttavat vaaditut työtehtävät, jotta yhteisiin tavoitteisiin päästään. Johtajan rooli itseohjautuvaan työkulttuuriin siirryttäessä on tarjota tukea, kannustaa ja antaa palautetta. Positiivisella palautteella on suuri merkitys niin kulttuurinmuutoksessa kuin virtuaalitiimissä onnistumisessa.

4. Seuraa työn etenemistä yhteisten työkalujen avulla

Post-it -lapuille kirjoitetut tehtävälistat ja sähköpostit hukkuvat helposti. Kannattaa siis valita hyvä virtuaalityötila, jonka kautta työn hallinnointi on helpompaa. Esimerkiksi Microsoft Teams -palveluun kuuluvassa Plannerissa jokainen käyttäjä voi seurata työn etenemistä ja olla perillä, mikä tehtävä kuuluu kenellekin.

5. Luo ajat, jolloin työtä tehdään yhdessä

Hybridityö on tehokasta ja mahdollistaa työn teon juuri sieltä, missä se on työntekijälle parasta. Samalla arvokkaat kahvihuonekeskustelut kuitenkin jäävät helposti uupumaan työntekijöiden väliltä. On kannattavaa sopia etukäteen ajankohdat, jolloin kaikki ovat näppäimistön äärellä. Sovi myös muita yhteisiä tiimipäiviä! On tärkeää löytää myös hetkiä, jolloin tiimi kokoontuu fyysisesti yhteen ja viettää aikaa yhdessä: ihmiset kaipaavat edelleen aitoja kohtaamisia.

Työntekijöiden hyvinvointiin tulee satsata

Hybridityön myötä kommunikointi on siirtynyt virtuaaliseen maailmaan, jossa tiedon määrä kasvaa huomattavasti. Hybridimallissa työkaverilta ei myöskään voi nopeasti ohimennen kysyä, vaan viesti pitää usein muotoilla tarkemmin – etenkin, jos kommunikointi on tekstipainotteista.

Kotona etätyön tekeminen vaatii työntekijältä itseltään oman työn hallinnoinnin työkaluja. Kaikilla tauotus ei suju luonnostaan. Joillain puolestaan työstä vapaa-ajalle siirtyminen saattaa aiheuttaa haasteita, jos nämä kaksi asiaa kohtaavat samojen seinien sisällä. Etätyön lisääntyminen näkyy myös ylisuorittamisessa, mikä voi aiheuttaa työuupumusta.

Hybridityössä kasvokkaiset kohtaamiset ovat vähemmällä. Se vaatii esihenkilöiltä herkkää korvaa ja valmiutta kysellä työntekijöiden jaksamista. Ylikuormittuminen on etätyöaikana paisunut ongelma, joka ei näy välttämättä selkeästi ulospäin. Työntekijöiden sopivasta työkuormasta ja jaksamisesta tuleekin hybridityöaikana pitää huolta.

Jotta työnteko on mielekästä myös kotona, kannattaa työnantajan varmistaa, että työntekijöillä on asianmukaiset työvälineet myös kotona työskennellessään. Tämä pitää sisällään niin toimivat yhteydet, ajantasaiset laitteet kuin riittävän tietoturvan.
 

Hyvien digityökalujen lisäksi tehokkaan etäpäivän salaisuus piilee kirkkaassa mielessä ja hyvinvoivassa kropassa.

Vinkkejä jokaisen työhyvinvointiin

Eroon niskajumeista

Jotta akuutteja niskajumeja voi välttää, kannattaa liikkua jo työpäivän aikana. Liikkuminen auttaa myös tuomaan happirikkaampaa verta aivoihin, jolloin olet virkeämpi ja luovempi. Jo viiden minuutin venyttelytuokio tai joogasessio voi saada ihmeitä aikaan. Kiinnitä huomiota myös työpisteesi ergonomiaan.

Pidä kiinni rutiineista

Etätyö on parhaimmillaan tehokasta ja tuo joustoa työpäivään. Arjen rutiineista ja tauotuksesta kannattaa kuitenkin pitää kiinni myös kotona työskennellessä. Rutiinit saavat asiat rullaamaan, mikä vapauttaa voimavaroja työskentelyyn. Työt voi aloittaa vaikka pyjamassa kahvia siemaillen, mutta tauotuksella ja työskentelyn rutiineilla pystyy tukemaan työn tehokkuutta.

Vältä turhia välilehtiä

Avonaiset välilehdet selaimessa muistuttavat tekemättömistä tehtävistä ja tarjoavat helpon pääsyn usein vierailuille nettisivuille. Välilehtikaaos aiheuttaa kuitenkin stressiä, hankaloittaa sivujen löytämistä, keskeyttää työntekoa sekä hidastaa tietokonetta. Vapauta siis koneesi ja pääsi välimuistia ja ota akuuteille asioille käyttöön paperi ja kynä!

Valot päälle

Pimeällä ihminen väsyy helposti ja esimerkiksi kirkasta näyttöä tuijottaessa muuten pimeässä huoneessa silmät rasittuvat. Huolehdi, että työskentely-ympäristössä on riittävästi valoa, jotta aivotkin pysyvät hereillä.

Väriä päivään

Väreillä voi vaikuttaa viihtyvyyteen ja työympäristöön. Väreillä voi luoda luovan ympäristön, jolla on vaikutusta hyvinvointiin ja energiaan. Lisää väripilkkuja pöydällesi työpäivän piristykseksi huonekasvilla tai valitse kirkkaan värinen kahvikuppi.

Työskentely-ympäristö

Niin kotitoimistolla kuin konttorilla on hyvä huomioida työympäristön vaikutus työntekoon. Hälisevä ympäristö voi häiritä keskittymistä vaativaa tehtävää, ja huonossa asennossa työskentely saattaa kostautua lihasjumeilla. Jokainen työntekijä on yksilö, jolle sopii erilaiset työskentelytavat. Siksi on tärkeää tarjota mahdollisuus vaikuttaa omaan työskentelyympäristöön ja löytää itselleen sopivimmat työtavat.

Vinkkejä työskentely-ympäristöön

  • Sähköpöydät saattavat olla konttorilla vajaalla käytöllä etätyön lisääntyessä. Jos konttorilla on ylimääräisiä sähköpöytiä, voisiko niitä lainata näyttöjen ja näppisten tavoin työntekijöiden koteihin?
  • Työtuolit vaikuttavat huomattavasti työergonomiaan. Kotona viihtyvä työntekijä tarvitsee yhtä lailla hyvän työtuolin. Voisiko kotona pääsääntöisesti työskentelevälle tarjota mukavan työtuolin kotiin?
  • Hiljaisen työn tila voi tulla tarpeeseen työntekijöille, jotka ovat tottuneet kodin rauhaan etätyöaikana. Löytyisikö toimistolta jokin rajattu tila, jossa ylimääräiset häiriötekijät on rajattu minimiin?
  • Vastamelukuulokkeilla saa luotua avokonttorissa tai vaikka hälisevässä junassa oman kuplan, joka auttaa keskittymään.

3. CASE DNA: Mutkatonta hybridityötä

DNA:lla jos työtehtävä ei ole sidottu paikkaan tai aikaan, sen voi tehdä missä ja milloin vain, ilman esimiehen erillistä lupaa. Luottamukseen perustuvan mallin toteutus vaati kuitenkin vahvaa tahtoa.

Etätyöpäivät eivät ole palkinto, vaan osa tavallista arkea. Etätyön määrää ei ole rajoitettu, elleivät työtehtävät sitä edellytä. Myös työaika joustaa. Näistä lähtökohdista muodostuu DNA:n henkilöstön mutkaton arki.

"Etätyö ole itseisarvo. Arvokasta on se, että on vapaus valita itse. Minä en kannusta ihmisiä etätöihin, vaan ottamaan vapauden ja vastuun siitä, milloin, missä ja miten he työnsä parhaiten hoitavat", henkilöstöjohtaja Marko Rissanen avaa filosofiaa mutkattoman mallin taustalla.

Joustavasta työstä ja vapaudesta puhutaan nyt työmarkkinoilla paljon. Rissanen huomauttaa, että monissa työpaikoissa puhe ei kanna arkeen asti. Etätyö voi vaatia vähintään ilmoituksen, osapäiväinen etätyö ei onnistu, tai työkaverit laskevat salaa toistensa etäpäiviä ja paheksuvat tiuhaan etäilevää. Jotta tätä ei kävisi DNA:lla, on mutkattomuutta rakennettu arvojen tasolta asti.

"Alku oli äärimmäisen vaikea, vaikka meillä oli muutokseen toimitusjohtajan tuki. Katsoimme kalvolta plussia ja miinuksia ja tunnistimme kymmeniä riskejä. Ajateltiin, että yhteisöllisyys heikkenee, ihmiset eivät tee töitä, innovatiivisuus laskee tai perjantaisin kukaan ei tule toimistolle", Rissanen muistelee.

Henkilöstötyytyväisyys ja tulos ovat parantuneet vuosittain muutoksen jälkeen. Jotta yhteisöllisyys ei kärsi, tiimit sopivat keskenään sisäisestä viestinnästä, säännöllisistä tapaamisista ja tiimihengen ylläpidosta. DNA ei kuitenkaan määritä tapaa näiden hoitamiseksi, vaan kyseessä on tiimin sopimuskysymys. Ironista kyllä, todellisuudessa etätyön isoimmaksi riskiksi onkin noussut liika työnteko.

"Olen kuullut, että mielenkiintoisen tehtävän ääressä on saatettu istua kalsareissa aamusta iltaan ja unohdettu syödä. Toisessa päässä on toki se, että olemmeko etänä tehokkaita. Näissä tapauksissa on syytä katsoa asetettuja tavoitteita. Minulle on aivan sama, tekeekö tiimiläiseni yhtenä päivänä 12 ja toisena 4 tuntia, kunhan hän saavuttaa tavoitteet", Rissanen summaa.

Vaikka mutkattoman työn mallilla ei lähdetty alun perin hakemaan säästöjä, ei rahallista merkitystä voi kiistää. Säästöjä on syntynyt esimerkiksi siten, etteivät toimitilakustannukset ole henkilöstömäärän kasvaessa juuri nousseet. Toisaalta henkilökunta on aiempaa sitoutuneempaa.

"Työntekijät arvostavat heille uskottua vapautta valtavasti. Tämä on rahassa iso asia. Moni on sanonut, että edes suurempi palkka toisaalla ei kiinnosta, koska meillä joustavuus on niin suurta."

Etätyö ei ole itseisarvo, vaan hybridityön ajatuksena on tarjota jokaiselle työntekijälle mahdollisuus valita itselle paras tapa tehdä töitä.

Hybridityö mahdollistaa työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisen joustavasti

DNA:lla on jo vuosien kokemus hybridityöstä – ennen pandemiaakin yritys halusi tarjota työntekijöilleen entistäkin paremmat mahdollisuudet yhdistää työnteko ja vapaa-aika joustavasti. Vuosien varrella DNA:lla on opittu hybridityöstä paljon ja samalla sitä on myös jatkuvasti kehitetty. Tavoitteena on luoda mahdollisimman joustava ja toimiva paketti, ihan jokaiselle.

Tutustu DNA:n hybridityönkulttuuriin alla olevasta videosta!
 

4. Vinkit hybridityöntekoon

Kun kasvokkain tapaamiset vähenevät, virtuaalitapaamiset lisääntyvät. Nopea viestinvaihto chat-kanavissa auttaa arjen pulmatilanteissa. Virtuaalikokous taas on paikallaan, kun työyhteisö kaipaa keskustelua ja päätöksentekoa. Vanhat kunnon puhelutkin ovat ihan hyvä idea – ajatusten jakaminen ja kuulumisten kysyminen piristävät yksinäistä työpäivää.

Etäyhteyksin järjestettäviin palavereihin ja workshopeihin kannattaa saapua hyvin valmistautuneena. Tee jokaiseen tilaisuuteen selkeä agenda ja huolehdi, että kaikki koolle kutsutut tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitä palaverissa pitäisi saada aikaan.

Jos suurin osa tiimistä on etänä, kannattaa kokouksissa pitää videoyhteys päällä. Se lisää yhteisöllisyyden tunnetta ja helpottaa kommunikointia.

Hybridityömallissa kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset korostuvat tärkeydellään. Toimistopäivää ei siis kannata suunnitella niille päiville, kun kalenteri täyttyy Teams-palavereista. Toimistopäiville kannattaa jättää aikaa yhteisille kahvihetkille, tiimin kanssa työskentelylle ja muille kohtaamisille. Voisiko tiimi sopia vaikka viikoittaisen aamupäivän, jonka ajalle ei sovita palavereita?
 

Vinkkejä hybridikokouksen järjestämiseen

Riittävä kokoustekniikka

Yksi yhteinen äänilähde samassa tilassa oleville helpottaa. Tähän sopii hyvin kokouskäyttöön tarkoitetut kaiutinmikrofonit. Pienessä kokoustilassa voi hyvin myös riittää yhden tietokoneen kaiutin ja mikrofoni. Sopikaa myös yhdessä osallistuvatko kaikki oman koneen kautta kokoukseen vai riittääkö yksi kone kokoustilassa. Jos käytössä ei ole kaikkia paikalla olevia kuvaavaa kameraa, on huomattavasti helpompi seurata puhujia, kun kaikkien kuvat näkyvät.

Huomioi kaikki tasapuolisesti

Kun samaan kokoukseen osallistutaan niin etänä kuin livenä, on tärkeää, että osallistujat ovat tasavertaisessa asemassa. Jos kokous järjestetään lähitoteutus edellä, tulee etäilijöille helposti vain sivustaseuraajan rooli.

Jaa puheenvuoroja

Jotta kaikki pääsevät tasapuolisesti ääneen, olisi hyvä, jos puheenvuorot jaettaisiin niin etänä kuin livenä oleville. Esimerkiksi Teamsin viittaustoiminto on hyvä käytäntö, vaikka istuisikin puhetta johtavan kanssa saman pöydän ääressä.

Taustakeskustelut chattiin

Etäkokouksista tutuksi tulleet taustalla käytävä chatkeskustelut voidaan ottaa myös hybridikokouksissa käyttöön. Jos paikan päällä olevat supattelevat keskenään taustalla, voi se linjoilla kuulostaa häiritsevältä. Chatissa käytävä taustakeskustelu päätyy kaikkien osallistujien tietoon, jolloin tiedonkulku on myös tasa-arvoisempaa.

5. Oikeanlaiset työkalut onnistumisen tukena

Hybridityössä korostuu erilaisten työkalujen tärkeys. Kun työ on yhä enemmän paikasta ja ajasta riippumatonta, mutta vaatii kuitenkin yhteispeliä tiimin kanssa, on tärkeää huomioida mitkä työkalut tukevat työskentelyä parhaiten. Toimivat laitteet ja yhteydet helpottavat työntekoa, mutta vaikuttavat myös työnteon mielekkyyteen. On huomattavasti mukavampaa, kun työvälineiden toimivuutta ei tarvitse stressata ja voi keskittyä olennaiseen.

Kokoukset ja tapaamiset rytmittävät usein hybridityöläisen päivää, mikä tarkoittaa välillä myös rajoitteita tavoitettavuudessa. Kun työntekijä on estynyt vastaamaan puheluun, saattaa asiakkaan tärkeä soitto mennä sivusuun. DNA Call -mobiilisovelluksella työntekijät pystyvät kätevästi merkitsemään paikallaolotietonsa ja ohjaamaan tarvittaessa saapuvat puhelut oikealle henkilölle.

Toimistoviestintätyökalut toimivan hybridityön tueksi

  • Teams tekee ryhmätyöskentelystä mutkatonta. Videopalaverit, chatit ja tiedostojen jakaminen onnistuvat yhden alustan kautta.
  • Office-sovellukset helpottavat työtä: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote.
  • Exchange Online mahdollistaa turvallisen sähköpostin ja jaettavat kalenterit.
  • OneDrive for Businessin avulla tiedostot on helppo varmuuskopioida turvallisesti ja jakaa myös muille käyttäjille.
  • SharePoint-sivustotyökalulla luot työtiloja ja sivustoja, joiden avulla helpotat yhteistyötä organisaation sisäisten tai ulkopuolisten ryhmien kanssa.

Verkkoyhteydet

Toimistolla, kotona ja tien päällä tarvitaan erilaiset verkkoyhteydet. Missä ikinä työpiste sijaitseekin, tulee yhteyksien toimia, jotta työ sujuu mutkattomasti. Tilanteesta ja tarpeista riippuu, kannattaako yhteys hankkia kiinteästi vai mobiilisti. Toimisto-olosuhteissa palvelee usein parhaiten kiinteä yhteys, kun taas liikkuvan työn tueksi kannattaa hankkia mobiilinettiratkaisu.

Parhaat verkkoratkaisut yrityksellesi ja sen työntekijöille

Kiinteästi tai mobiilisti toteutetuista internetyhteyksistä löytyy jokaiseen tarpeeseen sopiva ratkaisu:

Tietoturva

Kun työ kulkee entistä enemmän työntekijöiden mukana, myös kriittisimmät yritysten liikesalaisuudet liikkuvat työntekijöiden matkassa. Tietokoneiden ja muiden toimistossa olevien laitteiden suojaus tietoturvauhkilta on ollut yrityksissä arkipäivää jo pitkään, mutta mobiililaitteet ovat jääneet tietoturvapohdinnassa vähemmälle huomiolle. Niiden perusteelliseen suojaamiseen tulee kuitenkin kiinnittää huomiota, sillä mobiilissakin lymyää paljon tietojenkalastelijoita ja uusia tietoturvauhkia. Helpointa on valita ratkaisu, joka kattaa yrityksen kaikkien päätelaitteiden suojauksen.

Oikein suunniteltu ja tietoturvallinen yritysverkko on tärkeä joustavaa kilpailukykyä hakeville, kasvaville organisaatiolle. Tällöin tietoturva on suunniteltu alusta alkaen siten, että henkilöstö voi toimia verkossa haluamillaan laitteilla missä maailman kolkassa tahansa. Tällaisessa yritysverkossa tietoturva on monessa kerroksessa.

Verkon reuna-alueet on suojattava palvelunestohyökkäyksiä sekä muita haittaohjelmia vastaan. Lisäksi on tärkeää suunnitella hyvin muun muassa käyttöoikeuksien hallinta, identiteetin tunnistaminen ja kriittisen datan säilyttäminen.

Hyvin suunnitellun verkon lisäksi joustavan työn tietoturvaa voi parantaa henkilöstön koulutuksella. Kaksivaiheisen tunnistuksen käyttäminen, vahvat salasanat ja pääsykoodit sekä suojaamattomien vierasverkkojen välttäminen ovat olennaisia askelia kohti parempaa tietoturvaa.

Liikkuvalle työntekijälle on hyvä tarjota myös hyvät kuulokkeet ja näytönsuoja, joka estää ohikulkijoita näkemästä, mitä liikesalaisuuksia näytöllä pyörii.

Muistuta yrityksen työtekijöitä vahvoista salasanoista, kun otatte käyttöön uusia etätyökaluja tai viestivälineitä.

Hybridityön tietoturva

  • Pidä koko ajan mielessä, että kyberrikolliset voivat yllättää milloin vain.
  • Suojaa kodin WiFi-verkko ja tietokone salasanalla.
  • Käytä kaksivaiheista tunnistautumista, palomuuria sekä virustorjuntaa.
  • Salaa laitteiden kiintolevyt ja huolehdi varmuuskopioinnista.
  • Koneita voi ostaa aina uusia, mutta tärkeän datan menettäminen voi olla korvaamatonta.
  • Käytä julkisilla paikoilla työskennellessä näytönsuojaa.
  • Älä hölöttele puhelimessa tai online-tapaamisessa arkaluontoisia tietoja julkisilla paikoilla.

VPN tarjoaa turvallisen reitin työpaikan verkkoon

VPN-etäyhteyden avulla vain valikoidut käyttäjät pääsevät käsiksi yrityksen sisäverkkoon, jolloin luottamukselliset asiat pysyvät luottamuksellisina. Kaikissa yrityksissä VPN-yhteyksiä ei kuitenkaan välttämättä ole mitoitettu riittävän suurelle joukolle. Myös palomuurin kapasiteetti voi olla syytä tarkistaa. Oikein mitoitetut palvelut huolehtivat siitä, ettei tietoturva muodostu pullonkaulaksi.

Meiltä löydät luotettavat yhteydet, ajantasaiset välineet sekä hyödylliset vinkit sujuvaan ja turvalliseen etä- ja hybridityöhön.

Tutustu ratkaisuihimme dna.fi/etatyo

Haluatko oppaan sähköpostiisi?

Mikäli haluat palata oppaan pariin myöhemmin, voit ladata sen kätevästi myös sähköpostiisi.
 

Lataa opas