Rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
DNA Oy
PL 41
01741 Vantaa
Y-tunnus 0592509-6
Vaihde: 044 0440
Asiakaspalvelu: 044 144 044
Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö
Johan Flykt, johan.flykt(a)dna.fi
Rekisterin nimi
DNA:n asiakasrekisteri
Rekisterin pitämisen peruste
Asiakassuhde
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteritietoja käytetään DNA Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (jäljempänä DNA) ja asiakkaan välinen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen, kehittämiseen sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään DNA:n ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.
Asiakkaan ottaessa yhteyttä asiakaspalveluun puhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä, kuten sähköposti- tai tekstiviestit tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen. Tallenteet tuhotaan koulutuskäytön jälkeen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.
Rekisterin sisältämät tiedot
• Asiakkaan perustiedot, kuten nimi-, osoite-, yhteyspuhelinnumero-, yhteyssähköposti- ja kielitiedot, henkilötunnus
• Mahdollisen käyttäjän nimi- ja osoitetiedot ja syntymäaika
• Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilatut liittymät, palvelut, laitteet, sopimussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä, liittymän ja palveluiden avaus- ja irtisanomispäivämäärät, tilauksen arvo, tilaus- ja toimituspäivä, mahdollinen rekisteröityminen etusopimukseen
• Asiakashistoria kuten palvelumuutokset, asiakkaan yhteydenotot
• Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Luettelotietojen julkaisukielto
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
• Asiakaspuheluiden nauhoitus ja muun asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus
Asiakastietojen tietolähde
Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä, Suomen asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.
Tietojen luovutus
DNA voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Asiakas-tietoja voidaan luovuttaa säännönmukaisesti tilaajaluettelossa ja numeropalveluissa julkaistavaksi, ellei asiakas ole julkaisemista kieltänyt.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita DNA:n alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. DNA voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöinkin DNA huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Asiakasrekisterin luottamuksellisuus
Koko DNA:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistuvat rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan päätyttyä.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on henkilörekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
DNA Oy
PL 41
01741 Vantaa
Tietosuojalausunto
Laskutus
Laskutusta varten DNA käsittelee tunnistamistietoja, jotka ovat välttämättömiä palvelujen laskuttamiseksi, laskujen perimiseksi, sekä laskutuksen oikeellisuuden tarkastamiseksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi soittavan ja vastaanottavan liittymän numerot, yhteyden muoto, kesto, lukumäärä ja alkamisajankohta sekä muut sen kaltaiset tiedot ja tunnisteet, kuten käyttäjätunnukset.
Sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaan DNA:n tulee säilyttää tunnistamistietoja laskutusta varten vähintään kolme kuukautta. Tarvittaessa tietoja voidaan säilyttää ja käsitellä pidempäänkin, kuitenkin enintään niin kauan kuin lasku voidaan laillisesti periä, tai jos lasku on asiakkaan toimesta riitautettu, siihen saakka kun asia on ratkaistu tai sovittu.
Palvelujen tekninen toteuttaminen ja kehittäminen
DNA käsittelee tunnistamistietoja palvelujen teknisen toteuttamisen ja kehittämisen mahdollistamiseksi. Palvelujen teknisellä toteuttamisella tarkoitetaan esimerkiksi verkkopalvelun, viestintäpalvelun tai lisäarvopalvelun toteuttamista ja käyttämistä sekä näiden tietoturvasta huolehtimista. Palvelujen teknisellä kehittämisellä tarkoitetaan esimerkiksi teknisen suorituskyvyn ja käytettävyyden parantamista, sekä uusien palvelujen kehittämistä, testaamista ja käyttöönottoa.
Tunnistamistietojen avulla DNA voi esimerkiksi saada tietoa asiakkaiden käytössä olevista matkapuhelimista ja muista päätelaitteista. Tämä helpottaa uusien palvelujen kehittämistä ja käyttöönottoa. Palvelujen teknistä toteuttamista ja kehittämistä varten käsiteltäviä tunnistamistietoja ovat esimerkiksi telepäätelaitteen tyyppi ja sijainti, yhteyden muoto, kesto ja alkamisajankohta sekä muut sen kaltaiset tiedot ja tunnisteet, kuten käyttäjätunnukset. Palvelujen teknistä toteuttamista ja kehittämistä varten tunnistamistietoja voidaan käsitellä koko sopimussuhteen ajan.
Markkinointi
Asiakaspalvelua parantaakseen ja asiakastyytyväisyyden ylläpitämiseksi DNA käsittelee viestintäverkoista kerättyjä tunnistamistietoja ja pyrkii niiden avulla tarjoamaan asiakkaalle parhaiten soveltuvaa ja edullisinta palvelua. Markkinointia varten käsiteltäviä tunnistamistietoja ovat esimerkiksi telepäätelaitteen tyyppi ja sijainti, yhteyden alkamisajankohta ja kesto sekä muut sen kaltaiset tiedot. Markkinointia varten tunnistamistietoja voidaan käsitellä koko sopimussuhteen ajan. Tietoja käsitellään ainoastaan asiakkaan suostumuksella.
Tunnistamistietoja ei luovuteta DNA:n ulkopuolelle muuten kuin lain sallimissa tai velvoittamissa tilanteissa. Laissa säädettyä tunnistamistietojen luovuttamista viranomaisille asiakas ei voi kieltää.
DNA OY:N SUORAMARKKINOINTIREKISTERIN REKISTERISELOSTE
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.
1 REKISTERINPITÄJÄ
DNA Oy (jäljempänä "DNA")
Y-tunnus 0592509-6
Ansatie 6a B, 01740 Vantaa
2 REKISTERIN NIMI
DNA:n suoramarkkinointirekisteri.
3 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Henkilötietolain 19§ mukainen suoramarkkinointirekisteri.
4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietoja käytetään DNA:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä sen osakkuusyhti-öiden ja yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide-, tai markkinatutkimukseen, tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.
5 REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT
Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
Nimi, arvo tai ammatti, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, osoite-, ja muut yhteystiedot, toivotut yhteydenpitomuodot, suoramarkkinointilupa ja -kieltotiedot, yksi markkinointiin liittyvä rekisteröityä koskeva muu tunnistetieto sekä tietojen muutostiedot.
6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään erilaisiin markkinointikilpailuihin, mielipide- tai markkinatutkimusten tms. rekisteröitymi-sen yhteydessä, DNA:n palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voi-daan kerätä ja päivittää myös DNA:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, Vä-estörekisteristä, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.
7 TIETOJEN LUOVUTUS
DNA voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään teknisen yhteyden välityksellä. Tietoja ei käsitellä eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8 REKISTERIN SUOJAUS
Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojat-tuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. DNA:n toimitiloissa liikkuvilta edellytetään henkilökortin esillä pitämistä, eikä liikkuminen ilman asianmukaista kulunvalvontakorttia ole mahdollista. Tietoihin ja tietokantoihin pääsy on vain tietyillä nimetyillä henkilöillä. Rekisterin käyttö edellyttää pääkäyttäjän myöntämää henkilökohtaista salasanaa ja sitä valvotaan.
9 TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekis-teriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
DNA Oy
PL 41
01741 Vantaa
Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee DNA:n suoramarkkinointirekisterin rekisteritietoja.